Datenschutz­erklärung

1. Kundenidentifikation

Die Profilerkennung kann eine stabile Kontokennung, einen Namen und eine von der Website übermittelte E-Mail-Adresse ohne verpflichtendes Geheimnis umfassen. Profilzuordnung, gleiche E-Mail-Adressen und Kontaktzusammenführung gewähren keinen Gesprächszugriff. Wenn die Wiederherstellung der Historie aktiviert ist, verarbeiten wir die E-Mail-Adresse für den Codeversand, eine kurzlebige Verifizierungsanfrage und Berechtigungen für bestimmte Verläufe. Zusammenführungen erhalten Quelldaten und ein rücksetzbares Operationsprotokoll; es gelten Aufbewahrungs- und Löschregeln der Website. Das WordPress-Plugin identifiziert WordPress-Konten nicht automatisch.

2. Verantwortlicher und Rollen

GESEL.IO sp. z o.o., ul. Jagiellońska 5/22, 58-100 Świdnica, Polen, KRS 0001258062, NIP 8842841661, REGON 545371616, Stammkapital 5.000 PLN betreibt Meetlead und ist Verantwortlicher für Dienst-, Vertrags-, Konto-, Sicherheits- und direkte Kontaktdaten. Kontakt: info@meetlead.eu.

Für Gespräche, Kontakte, Widget-Aktivität, Aufzeichnungen, WordPress-Installationen und Meta-Nachrichten in einem Workspace ist grundsätzlich der Meetlead-Kunde Verantwortlicher; Meetlead verarbeitet nach dessen dokumentierten Weisungen. Meta verarbeitet Facebook-, Messenger- und Instagram-Daten nach eigenen Regeln und gehört nicht zu Meetlead.

3. Umfang und Quellen der Daten

Je nach Konfiguration verarbeiten wir Konto- und Organisationsdaten; gehashte Authentifizierungs-, IP-, User-Agent-, Sitzungs-, Sicherheits- und Auditdaten; Gespräche, Anhänge und Kontaktprofile; URLs, Ereignisse, Geräteaktivität, Aufzeichnungen und Heatmaps; Callback- und Buchungsdaten; Supportkorrespondenz; sowie Meet-AI-Anweisungen, ausgewähltes Wissen, pseudonyme Teilnehmerkennungen und Generierungs-Audits. Dazu gehören auch Fragen, die berechtigte Nutzer im Meet-AI-Tab „Tests“ eingeben (private Tests), samt den erzeugten Testergebnissen (Antwort und genannte Quellen) sowie der an „Text korrigieren“ übermittelte Entwurf eines Operators, der nur zur Rückgabe des korrigierten Textes verarbeitet wird — URLs, E-Mail-Adressen und Zahlen werden vor dem Senden durch Platzhalter ersetzt. Anhänge werden nicht an den Modellanbieter gesendet.

Die Daten stammen von Plattformnutzern, dem vom Kunden installierten Widget, dem bewusst verbundenen WordPress-Plugin, der Identitäts-API des Kunden sowie nach Administratorfreigabe aus Meta-APIs und Webhooks.

4. WordPress-Plugin

Die Aktivierung des optionalen Plugins allein erstellt kein Konto, startet kein Widget und sendet keine Daten. Die Kopplung beginnt erst nach Annahme des Hinweises und Eingabe eines Einmalcodes. Übertragen werden Code, Website-URL, zufällige Installations-ID, Plugin-/WordPress-/Vertragsversion und die übliche Netzwerk-IP; nicht übertragen werden Name oder E-Mail des WordPress-Administrators sowie Plugin- oder Theme-Listen.

Verbindungseinstellungen und Widerrufsdaten werden je Website lokal gespeichert, auch bei Multisite; Gesprächsinhalte und Besucherprofile nicht. Nach Verbindung kann der Loader das Widget laden. Der Websitebetreiber bestimmt Rechtsgrundlage und Einwilligungsmodus. Kommunikations- und Verhaltensdaten werden nur entsprechend aktiver Funktionen und ihrer Einwilligungsrichtlinie verarbeitet.

5. Mobile App

Die Meetlead-App für iOS und Android richtet sich an Nutzer von Kundenkonten, also Administratoren und Agenten. Sie ermöglicht die Anmeldung mit einem bestehenden Konto, die Bearbeitung von Gesprächen, Rückrufwünschen und Tickets sowie den Empfang von Benachrichtigungen. In der App können weder Konten erstellt noch Käufe getätigt werden. Die App enthält keine Werbung und keine Analysewerkzeuge und dient nicht dem Tracking von Nutzern.

Bei der Anmeldung übermittelt die App E-Mail-Adresse und Passwort, eine zufällige Installations-ID, die Plattform, Name und Modell des Geräts sowie die App-Version an https://api.meetlead.eu. Daraus erstellen wir eine eigene mobile Sitzung, die der Benutzerkonto-ID zugeordnet und von der Sitzung im Panel unabhängig ist. Die Sitzung läuft nach 30 Tagen ohne Nutzung ab und endet früher bei der Abmeldung oder wenn das Passwort geändert oder zurückgesetzt wird. Sitzungstoken werden im sicheren Speicher des Systems abgelegt: Keychain unter iOS und Keystore unter Android. Damit die App auch offline funktioniert, werden das zuletzt angezeigte Postfach und Gespräch, noch nicht gesendete Nachrichten und die App-Einstellungen auf dem Gerät gespeichert. Diese Daten werden zusammen mit der App gelöscht.

Push-Benachrichtigungen versenden wir über Google Firebase Cloud Messaging und auf Apple-Geräten zusätzlich über den Apple Push Notification Service. Dazu speichern wir ein der mobilen Sitzung zugeordnetes Benachrichtigungstoken, und das Firebase-Paket in der App erzeugt eine Installations-ID, die ausschließlich der Zustellung von Benachrichtigungen dient. Eine Benachrichtigung kann den Namen der Website, den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person, die geschrieben oder um Rückruf gebeten hat, einen Ausschnitt der Nachricht sowie die im Rückrufwunsch angegebene Telefonnummer enthalten. Das Token löschen wir bei Abmeldung oder Passwortänderung sowie dann, wenn der Benachrichtigungsdienst es als ungültig meldet. Benachrichtigungen lassen sich in den Systemeinstellungen abschalten; in der App können einzelne Websites stummgeschaltet und Ruhezeiten festgelegt werden. Diese Einstellungen speichern wir zusammen mit der mobilen Sitzung. Google kann Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten; dabei gelten die im Abschnitt zu Empfängern und Übermittlungen beschriebenen Garantien.

Kamera und Fotos werden nur genutzt, wenn der Nutzer selbst ein Foto oder eine Datei an ein Gespräch anhängt. Die ausgewählte Datei wird als Anhang hochgeladen. Die Sperre mit Face ID, Touch ID oder Code arbeitet lokal im Betriebssystem; Meetlead erhält keine biometrischen Daten. Eine aus einer Benachrichtigung gesendete Antwort erreicht Meetlead genauso wie eine in der App gesendete Antwort.

Das Diktieren einer Nachricht ist optional und wird vom Nutzer nach Erteilung des Mikrofonzugriffs gestartet. Wir übermitteln die Aufnahme über die Meetlead-API an OpenAI, um Sprache in Text umzuwandeln. Meetlead speichert oder protokolliert weder die Aufnahme noch den vom Transkriptionsdienst zurückgegebenen Text; der Text gelangt in den Editor und wird erst nach dem Senden durch den Nutzer zu einer Nachricht. Gemäß den OpenAI-API-Datenkontrollen (https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data) nutzt der Transkriptionsendpunkt diese Daten weder zum Trainieren von Modellen noch speichert er sie als Anwendungszustand oder Inhalt zur Missbrauchsüberwachung. Die Verarbeitung durch den Anbieter kann außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen. Bewusst an ein Gespräch angehängte Audiodateien werden dagegen gemäß den Aufbewahrungsregeln für Gespräche als Anhänge gespeichert.

6. Facebook Messenger und Instagram

Diese optionalen Anwendungen laufen getrennt je Website. Eine nicht installierte oder inaktive Integration verarbeitet keine Webhooks, startet keinen Import und schreibt keine neuen Integrationsdaten.

Nach Autorisierung verarbeiten wir nur ausgewählte Seiten-/Kontodaten, Berechtigungen, verschlüsselte Tokens, kurzlebigen OAuth-Status, PSID/IGSID und Meta-Profildaten, Nachrichten und Anhänge, Reaktionen, Zustell-/Lesestatus, Zeitstempel sowie Daten für Deduplizierung, Import und Versand. Das dient ausschließlich dem Inbox-Betrieb, nicht Werbung, Werbeprofilen, Datenverkauf oder unabhängiger Marketinganreicherung. Das übliche 24-Stunden-Antwortfenster wird durchgesetzt.

7. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten zur Vertragserfüllung und Kontoführung; für Kundenkommunikation nach Weisung des Verantwortlichen; für Meet-AI-Vorschläge oder klar gekennzeichnete Antworten des KI-Assistenten (nur an Besucher, die den Assistenten im Widget wählen) erst nach Installation; zum Schutz, zur Missbrauchsprävention, Auditierung und Anspruchsdurchsetzung aufgrund berechtigter Interessen; für Steuer-, Buchhaltungs- und Rechtspflichten; sowie für Marketing oder optionale Technologien auf widerruflicher Einwilligung.

Meetlead trifft gegenüber Widget- oder Meta-Gesprächspartnern keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung. Meet AI unterstützt Kommunikation und dient weder Werbeprofilen noch Entscheidungen über Personen. Kundenautomationen führen kundenseitig definierte Betriebsregeln aus.

8. Empfänger und internationale Übermittlungen

Berechtigte Kundennutzer, Hosting-, E-Mail- und Sicherheitsdienstleister, professionelle Berater und gesetzlich berechtigte Behörden erhalten Daten nur soweit erforderlich. WordPress verbindet sich mit Meetlead-Infrastruktur; Nachrichtendaten gehen nur für die gewählte Aktion an Meta.

Bei installierter Meet AI werden erforderliche Daten nach einer gesonderten versionierten Bestätigung per API an Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd. übermittelt. Der Kunde muss informieren und Rechtsgrundlage sowie Transfergarantien schaffen. Meta-Dienste können Transfers außerhalb des EWR umfassen. Falls erforderlich, nutzt Meetlead Garantien nach Kapitel V DSGVO. Personenbezogene oder Meta-API-Daten werden nicht verkauft oder Datenbrokern bereitgestellt.

9. Zahlungen und Rechnungen

Abrechnungsdaten umfassen Unternehmens- und Adressdaten, Land, Steuerkennungen, Abrechnungskontakt, Tarif, Zahlungs- und Rabattverlauf, Rechnungen und Korrekturen, akzeptierte Bedingungen sowie gewährte Zeiträume und Kontingente. Wir verarbeiten sie zur Vertragserfüllung, für Steuer- und Buchführungspflichten sowie zur Absicherung und zum Nachweis korrekter Abrechnungen. Eine aus Steuerdaten abgeleitete Käuferkennung verhindert wiederholte Testphasen; sie bleibt der Abrechnung zugeordnet.

Änderungen des Abrechnungsprofils aktualisieren Angaben für zukünftige Dokumente. Sie überschreiben keine Käuferangaben auf bereits ausgestellten Rechnungen oder Korrekturen. Gemeldete Fehler in solchen Dokumenten werden in einem gesonderten Korrekturverfahren unter Wahrung der erforderlichen Dokumenten- und Abrechnungshistorie bearbeitet.

Bei der Vorbereitung eines Kaufs für einen polnischen Käufer übermitteln wir die NIP-Steuernummer und das Abfragedatum direkt an das öffentliche Umsatzsteuerregister des polnischen Finanzministeriums. Als Nachweis der Abrechnungsprüfung speichern wir den zurückgegebenen Status, Datum und Zeitpunkt der Prüfung sowie die Abfragekennung. Kontonummern, Angaben zu Vertretern und PESEL-Personenkennungen aus dieser Antwort speichern wir nicht. Das Ergebnis ändert keine Angaben auf bereits ausgestellten Dokumenten.

Vor Beginn eines Abonnements für einen Käufer aus einem anderen EU-Land übermitteln wir Land und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer direkt an das VIES-System der Europäischen Kommission. Wir speichern das Ergebnis, das Datum der Registerantwort, den Prüfzeitpunkt und, sofern übermittelt, die Abfragenummer. Firmenname und Anschrift aus dieser Antwort speichern wir nicht. Diese Prüfung betrifft den jeweiligen Kauf und ist keine laufende Überwachung der Umsatzsteuerregistrierung.

Stripe erhält die für Zahlungen, Abonnements, Steuerprüfung und Betrugsprävention erforderlichen Daten. Meetlead speichert weder vollständige Kartennummern noch CVC-Codes. Fakturownia erhält erforderliche Rechnungs- und Korrekturdaten und übermittelt allein die vorgeschriebenen Dokumente an KSeF. Meetlead speichert Dokumentnummer und Status, die separate KSeF-Kennung und eine von Fakturownia erhaltene PDF-Kopie. Kartendaten werden ausschließlich im Interface des Zahlungsdienstleisters eingegeben.

10. Speicherung und Löschung

Gesperrte Nachrichten, Rückrufwünsche und notwendige Anhänge werden bis zur Freigabe außerhalb der gewöhnlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die tarifliche Frist beginnt mit der Freigabe des Inhalts. Der Kunde kann Daten, Website oder Konto vorher ausdrücklich im vorgesehenen Verfahren löschen. Fehlende Zahlungen oder ein ausgeschöpftes Kontingent lösen für sich allein keine Löschung aus. Bereits freigegebene Daten unterliegen weiterhin der geltenden Aufbewahrung.

Produktbezogene Zugriffsbeschränkungen begrenzen keine gesetzlichen Betroffenenrechte. Solche Anfragen werden unabhängig vom Zahlungsstatus in einem gesonderten Verfahren mit Identitäts- und Rollenprüfung bearbeitet. Rechnungsdaten und Abrechnungsnachweise können nach Kontolöschung für die gesetzlich erforderliche Frist gespeichert bleiben; operative Testdaten unterliegen einem gesonderten kontrollierten Löschverfahren.

WordPress-Kopplungscodes und Meta-OAuth-Status verfallen nach 10 Minuten, rohe Webhook-Ereignisse nach höchstens 30 Tagen und temporäre Instagram-Importe nach höchstens 7 Tagen. Tokens bleiben nur bis Trennung, Deinstallation, Ablauf oder Neuanmeldung verschlüsselt gespeichert. Gesprächsdaten folgen Plan oder Kundeneinstellung: Die Frist richtet sich nach den Bedingungen des gewählten Tarifs und der individuellen Konfiguration. Ist keine automatische Aufbewahrungsgrenze festgelegt, sollte der Kunde eine angemessene Frist bestimmen oder die Daten nach Wegfall ihres Zwecks löschen. Copilot-Vorschläge werden gelöscht, sobald der Operator sie in den Editor einfügt oder ablehnt, spätestens nach 24 Stunden. Fragen und Ergebnisse privater Meet-AI-Tests werden 7 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht (früher bei Deinstallation von Meet AI). An „Text korrigieren“ übermittelte Entwürfe und der korrigierte Text werden nicht gespeichert; es bleibt nur ein Nutzungseintrag ohne Inhalt.

Das Entfernen des lokalen WordPress-Plugins löscht weder Meetlead-Konto noch entfernte Historie. Die Deinstallation von Facebook oder Instagram entfernt Tokens, OAuth-Status, Verbindung, rohe Ereignisse, Importe, Outbox und Avatar-URLs; schreibgeschützte Historie und minimale Kennungen können gemäß Aufbewahrung bleiben. Hard-Delete entfernt Integrationsdaten und Geheimnisse außer gesetzlich notwendigen und pseudonymisierten Sicherheits-/Auditdaten.

11. Rechte betroffener Personen

Je nach Rechtsgrundlage bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf und Beschwerde bei der polnischen Aufsichtsbehörde. Gesprächspartner sollten sich grundsätzlich zuerst an das Unternehmen wenden, das Meetlead als Verantwortlicher nutzt.

Anfragen können auch an info@meetlead.eu gesendet werden. Wir helfen bei der Zuordnung und bearbeiten sicher verifizierte Anträge unverzüglich, grundsätzlich binnen eines Monats vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen.

12. Cookies, localStorage und Privatsphäre-Einstellungen

Die Kontoerkennung zwischen Website und Panel verwendet ein separates Cookie __Host-meetlead_support auf dem API-Host, geschützt durch HttpOnly und Secure und gültig bis zum Ende der Anmeldesitzung. Abmeldung oder Ablauf beendet die Erkennung. Das Cookie ml_support_revision gilt bis zu 7 Tage und signalisiert Änderungen ohne Kontodaten. Die Website erhält keine Anmeldetokens; der lokale Eintrag meetlead_support_account hilft, das Widget beim Kontowechsel zurückzusetzen.

Auf meetlead.eu und panel.meetlead.eu läuft unser Meetlead-Widget mit Chat, Besuchs- und Ereignisanalyse sowie Sitzungsaufzeichnungen ab dem Seitenaufruf. Formularfelder werden maskiert; Kundeninhalte, Geheimnisse und eingebettete Player des Panels sind von Aufzeichnungen ausgeschlossen. Ein angenommenes Registrierungsformular erstellt einen unbestätigten E-Mail-Kontakt; Bestätigung oder Anmeldung verknüpft Kontakt und Sitzungen mit der Kontokennung. Wir verwenden keine Werbetools. ml_consent_v1 speichert die Kenntnisnahme bis zu 180 Tage; ml_theme und die lokale Designpräferenz bis zu 12 Monate. Der Hinweis ist jederzeit erneut erreichbar; sein Schließen ändert keine Widget-Einstellungen. Fragen zur Datenverarbeitung gehen an info@meetlead.eu.

Ein Kunden-Widget kann localStorage für Besucherkennung, sicheren Sitzungs-Wiederaufnahmeschlüssel und Präferenzen sowie sessionStorage für aktuelle Sitzung und ausstehende Nachrichten verwenden. Vor optionalen Funktionen wie Aufzeichnungen muss der Kunde informieren und notwendige Einwilligungen einholen.

13. Sicherheit

Wir nutzen risikogerechte Maßnahmen: Passwort-Hashing, AES-256-GCM für Meta-Tokens, Rollen- und Websitezugriff, kurzlebigen OAuth-Status, Webhook-Signaturprüfung, Rate Limits, Deduplizierung, Audits und erneute Aktivitätsprüfung vor Hintergrundjobs. Meet AI erhält nur für die Generierung notwendige Daten und keine Benutzerzugangsdaten.

Passwörter, Tokens, Schlüssel, OAuth-Status und rohe Provider-Payloads erscheinen nicht in Logs oder Lebenszyklus-Audits.

14. Kinder und besondere Datenkategorien

Meetlead richtet sich an Unternehmen und nicht an Kinder. Besondere Datenkategorien, Dokumentnummern, Kartendaten, Passwörter oder andere Geheimnisse sollen nicht über Messenger, Instagram oder Widget gesendet werden. Kunden müssen Formulare, Zugriffe und Aufbewahrung datenarm konfigurieren.

15. Änderungen

Diese Erklärung kann bei Änderungen von Funktionen, Anbietern, Recht oder Plattformregeln angepasst werden. Das Versionsdatum steht oben. Wesentliche Änderungen für Kontonutzer werden per E-Mail oder im Panel angekündigt.

16. Kontakt

Fragen zu Datenschutz, Löschung oder Integrationen: info@meetlead.eu. Ergänzend gelten die Meetlead-Nutzungsbedingungen.