Ein Buchungssystem für Tennisplätze wirkt einfach, bis derselbe Platz gleichzeitig für Platzmiete und Trainerstunden genutzt wird. Wer eine Stunde für ein Match bucht, sieht einen freien Platz, während der Trainer zur selben Zeit einen Schüler einträgt. Laufen beide Angebote in getrennten Kalendern, zeigt jedes den Termin als frei an, obwohl es nur einen Belag gibt.
Dieser Leitfaden zeigt, wie du Platzmiete und Training als getrennte Angebote mit unterschiedlicher Dauer anlegst, die auf einen gemeinsamen Platzpool zugreifen. Automatische Toröffnung, Vereinsmitgliedschaften und Onlinezahlung gehören nicht dazu; dafür braucht der Verein eigene Werkzeuge und Entscheidungen. Der Verein in den Beispielen ist fiktiv, Dauer und Uhrzeiten sind eine Arbeitsvorlage zum Anpassen.
Ein Tennisplatz-Buchungssystem beginnt mit dem Zählen der Plätze
Bevor du das erste Angebot anlegst, notiere, wie viele Plätze du wirklich freigeben kannst und wofür jeder geeignet ist. Ein Platz mit Flutlicht kann abends genutzt werden, einer ohne Beleuchtung nur bis zur Dämmerung. Hallenplatz und Außenplatz haben in der Saison oft ganz andere Zeiten. Diese Unterschiede bestimmen die Verfügbarkeit stärker als der Name einer Leistung in der Preisliste.
Liste danach alle Arten auf, wie Kundschaft einen Platz belegen kann: Miete für ein Match, Einzelstunde, Training zu zweit, Gruppentraining und Vereinsturnier. Jede dieser Positionen verbraucht dieselbe physische Ressource, auch wenn Dauer, Preis und Zielgruppe verschieden sind. Die Liste zeigt, wie viele Angebote zur selben Stunde um einen Platz konkurrieren.
Das Hilfecenter der LTA beschreibt die Platzbuchung als Auswahl von Ort, Datum und Uhrzeit mit anschließender Zahlung beim Checkout. Die Quelle zeigt, wie einfach Spieler die Terminwahl erwarten; sie erklärt nicht, wie ein Verein Platzmiete und Training auf denselben Plätzen trennen soll.
Platzmiete und Trainerstunde als zwei Angebote mit eigener Dauer
Platzmiete und Trainerstunde beantworten unterschiedliche Fragen. Wer einen Platz mietet, will wissen, wann und wie lange gespielt werden kann. Wer Training bucht, fragt nach Trainer, Niveau und Dauer der Einheit. Fasst du beides in einer Position namens „Platz“ zusammen, verrät das Formular nicht, ob nur der Belag oder auch die Zeit des Trainers gebucht wird. Trenne die Angebote und benenne sie so, dass der Unterschied vor der Terminwahl sichtbar ist.
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Angebot | Dauer | Belegt | Bestätigung |
|---|---|---|---|
| Platzmiete | 60 oder 90 Min. | Einen Platz aus dem Pool | Automatisch, wenn ein Platz frei ist |
| Einzelstunde | 60 Min. | Platz und Zeit des Trainers | Manuell, nach Abgleich mit dem Trainerplan |
| Training zu zweit | 90 Min. | Platz und Zeit des Trainers | Manuell, nach Abgleich mit dem Trainerplan |
Die Tabelle beschreibt den fiktiven Verein „TC Lindenhof“ mit zwei Außenplätzen. Die Dauer ist ein Beispiel, keine Empfehlung. Wichtig ist, dass jedes Angebot klar sagt, wie viel Platzzeit es beansprucht und wer verfügbar sein muss. Einen Preis kannst du informativ am Angebot zeigen, die Abrechnung von Miete und Training bleibt aber beim Verein. Wenn du überlegst, pro Platz oder pro Person abzurechnen, hilft der Leitfaden zu Preis pro Person oder pro Buchung.
Gemeinsamer Pool: Ein Platz mit Training ist nicht frei zur Miete
Die wichtigste Entscheidung bei der Einrichtung ist, beide Angebote mit demselben Platzpool zu verbinden. Hat der Verein zwei Plätze, umfasst der Pool zwei Einheiten, egal wie viele Angebote darauf zugreifen. Eine Trainerstunde um 17:00 Uhr belegt einen Platz, also kann die Platzmiete um 17:00 Uhr nur noch einen zeigen. Beginnt zur selben Zeit eine zweite Miete, darf eine dritte Anfrage in keinem Angebot mehr möglich wirken.
Dasselbe gilt bei unterschiedlicher Dauer. Eine Miete über 90 Minuten ab 16:30 Uhr belegt den Platz bis 18:00 Uhr, also muss eine Trainerstunde um 17:00 Uhr auf den zweiten Platz. Die allgemeinen Regeln, wie Varianten einen Pool teilen, erklärt der Leitfaden zum Vermeiden von Doppelbuchungen. Hier wendest du sie auf einen konkreten Fall an: zwei Angebote, ein Belag und überlappende Zeiten.
In Meetlead Buchungen können mehrere Angebote denselben physischen Pool nutzen, und die Verfügbarkeit wird beim Speichern einer Buchung erneut geprüft. Jedes Angebot hat eigene Dauer, Puffer, einen Zeitplan mit mehreren Fenstern, Ausnahmen und eine Freigabeart. Das Modul ist eine App in den Plänen Growth und Scale. Es steuert weder Tor noch Platzbeleuchtung, verwaltet keine Mitgliedschaften und wickelt keine Onlinezahlungen ab.
Die Zeiten des Trainers begrenzen das Training, nicht die Miete
Die Plätze können von 7:00 bis 22:00 Uhr offen sein, während der Trainer nur an bestimmten Nachmittagen unterrichtet. Deshalb braucht das Training eigene Verfügbarkeitsfenster, enger als die Mietzeiten. Richte sie nach dem tatsächlichen Plan des Trainers aus, nicht nach den Öffnungszeiten des Vereins. Wie du den Tag in Fenster für einzelne Angebote aufteilst, zeigt der Leitfaden zu Buchungszeiten je Leistung.
Ein Trainingsfenster prüft allerdings weder den privaten Kalender des Trainers noch seine Einheiten in einem anderen Verein. Arbeitet er an mehreren Orten oder vergibt er Stunden selbst per Telefon, sollte eine Trainingsanfrage auf Bestätigung warten. Die manuelle Freigabe gibt dem Verein Zeit, den Plan zu prüfen, bevor die Kundschaft einen bestätigten Termin erhält. Wann dieser Schritt sinnvoll ist und wie du den Wartezustand beschreibst, erklärt der Leitfaden zur manuellen Freigabe von Buchungen.
Die Buchungsseite des Rudgwick Tennis Club legt fest, dass freies Spiel nur möglich ist, wenn die Plätze nicht für Training, Vereinsangebote oder Spiele genutzt werden. Das ist die Regel eines einzelnen Vereins, kein Branchenstandard und keine Beschreibung einer Meetlead-Integration.
Die Platzmiete kann automatisch bestätigt werden, denn ihre einzige Bedingung ist ein freier Platz im Pool. Diese Aufteilung hält die Buchung für Spieler schnell und schafft Kontrolle dort, wo eine zweite Person beteiligt ist. Die Nachricht nach einer Trainingsanfrage sollte es klar sagen: „Anfrage erhalten, der Trainer bestätigt den Termin bis Tagesende.“ Das Wort „bestätigt“ gehört erst an die Stelle, an der der Trainerplan wirklich geprüft ist.
Wenn der Platz fehlt: Puffer, feste Einheiten und Ausnahmen
Ein Platz kann auch dann belegt sein, wenn ihn niemand gemietet hat. Spielerwechsel, Vorbereitung für eine Trainerstunde, feste Gruppentrainings oder die Saisonpause nehmen Zeit aus demselben Pool. Trägst du sie nicht ein, zeigt das Formular Termine, die der Verein nicht einhalten kann. Geh die folgende Liste vor der Veröffentlichung mit der Person am Empfang durch.
- Ein Puffer nach jeder Trainerstunde, wenn der Trainer Bälle und Material vor dem nächsten Schüler einsammeln muss.
- Feste Gruppentrainings und Mannschaftstrainings, die jede Woche einen bestimmten Platz belegen.
- Vereinsturniere und Medenspiele als belegte Zeit eingetragen, nicht nur als Aushang am Schwarzen Brett.
- Arbeiten am Belag, Austausch des Netzes und die Saisonpause der Außenplätze.
- Telefonisch oder vor Ort angenommene Buchungen, eingetragen in denselben Kalender.
Einzelne Tage wie ein Turnier am Samstag oder eine Sperrung nach Belagsarbeiten legst du als Ausnahmen im Kalender an, nicht als Änderung des festen Zeitplans. Wie du solche Daten vorbereitest und bestehende Buchungen prüfst, zeigt der Leitfaden zu Ausnahmen im Buchungskalender. Telefonische Termine trägst du nach dem Leitfaden zu telefonischen Buchungen im Kalender ein.
Test vor der Veröffentlichung: vier Proben auf zwei Plätzen
Eine einzelne Probebuchung beweist wenig, weil sie die Konkurrenz zwischen Angeboten nicht prüft. Plane eine kurze Testrunde an Tagen, die Kunden noch nicht buchen. Notiere vor jeder Probe das erwartete Ergebnis, damit die Bewertung nicht vom Eindruck abhängt.
- Beide Plätze mit verschiedenen Angeboten belegen.Buche Platzmiete und Trainerstunde zur selben Zeit. Ein dritter Versuch zu dieser Zeit darf in keinem Angebot möglich sein.
- Überlappende Dauer prüfen.Ist ein Platz schon belegt, können eine Miete über 90 Minuten ab 16:30 Uhr und eine Trainerstunde ab 17:00 Uhr nicht beide auf den zweiten. Einer der Versuche muss abgelehnt werden.
- Training außerhalb des Trainerplans anfragen.Eine Uhrzeit außerhalb des Trainingsfensters darf nicht erscheinen. Eine Anfrage im Fenster geht in die Freigabe, nicht direkt in die Bestätigung.
- Ausnahme anlegen und Buchung stornieren.Trage einen geschlossenen Tag in beiden Angeboten ein und prüfe, dass er aus beiden Kalendern verschwindet. Nach der Stornierung einer Miete muss der Platz in den Pool zurückkehren.
Bitte nach den Tests jemanden außerhalb des Teams, per Handy ein Match und eine Trainerstunde zu buchen. Wählt die Person ein Training, obwohl sie nur spielen will, verbessere Namen und Beschreibungen der Angebote. Den Abstand zwischen angebotenen Startzeiten legst du mit dem Leitfaden zum Zeitraster für Buchungen fest.
Fragen zur Platzbuchung
Können Mitglieder und Gäste unterschiedliche Buchungsregeln haben? Du kannst getrennte Angebote mit eigener Beschreibung und eigenem Zeitplan anlegen, die denselben Platzpool nutzen. Meetlead prüft allerdings keine Mitgliedschaften oder Abos, deshalb kontrolliert der Empfang den Anspruch auf den Mitgliederpreis. Unterscheidet sich nur der Preis, reicht ein klarer Hinweis in der Angebotsbeschreibung.
Öffnet das System das Tor oder schaltet es das Platzlicht ein? Nein. Eine Buchung speichert Termin und Kontaktdaten, steuert aber weder den Zugang zur Anlage noch irgendwelche Geräte. Lege den Zugang nach den Regeln des Vereins fest und beschreibe ihn im Angebot, wenn er gleich bleibt. Die Zahlung für Platz oder Training rechnest du außerhalb des Moduls ab, der Preis am Angebot dient nur zur Information.
