Ein Abnahmeprotokoll für die Website schließt das Projekt so ab, dass beide Seiten später darauf zurückgreifen können. Es hat drei Teile: eine Checkliste, die am vereinbarten Umfang geprüft wurde, eine Mängelliste mit Priorität und Frist sowie die Abnahmeentscheidung, die der Kunde bestätigt. Ohne dieses Dokument versteht jeder unter „Go-live“ etwas anderes. Du hältst das Projekt für erledigt, und eine Woche später merkt der Kunde, dass er keinen Zugang zu seiner Domain hat.
Dieser Leitfaden behandelt einen Moment: die Übergabe der fertigen Website. Anmerkungen zum Entwurf ordnet der Leitfaden zu Korrekturschleifen, die laufende Betreuung nach dem Start beschreibt der Text über Kundenanfragen nach dem Website-Launch. Die Beispiele zeigen ein fiktives Studio, das die Website an eine fiktive Physiotherapiepraxis übergibt.
Was ein Abnahmeprotokoll enthält
Das Protokoll muss nicht lang sein. Es beantwortet drei Fragen: Was habt ihr geprüft, was funktioniert noch nicht, und nimmt der Kunde die Website ab? Jeder Teil hat eine andere verantwortliche Person, deshalb trennst du sie am besten schon in der Vorlage.
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Teil | Inhalt | Wer bestätigt |
|---|---|---|
| Checkliste | Punkte aus dem Umfang mit Ergebnis: erfüllt, nicht erfüllt, entfällt | Du prüfst, der Kunde kann den Test wiederholen |
| Mängel | Beschreibung, Priorität, Frist und zuständige Person | Du nimmst sie auf, der Kunde meldet und prüft nach |
| Entscheidung | Abnahme ohne Vorbehalt, Abnahme mit Mängeln oder Ablehnung mit Grund | Die vom Kunden benannte Person |
Ergänze Datum, geprüfte Version und die Adresse, unter der die Website erreichbar war. Ein Ergebnis aus der Testumgebung gilt nicht automatisch für die Live-Domain, also prüfe wichtige Punkte nach der Veröffentlichung noch einmal.
Die Checkliste folgt aus dem Umfang, nicht aus einer Vorlage
Fertige Launch-Checklisten haben Dutzende Punkte, und die Hälfte passt nicht zu deinem Projekt. Geh vom Angebot oder Vertrag aus und mach aus jedem vereinbarten Element eine prüfbare Bedingung. War ein Kontaktformular vereinbart, lautet der Punkt „eine Nachricht aus dem Formular kommt im Postfach der Praxis an“, nicht „Formular vorhanden“. Die folgenden Punkte tauchen in fast jedem Projekt für kleine Unternehmen auf.
- Zugänge und Konten: Domain, Hosting, Website-Backend und Analysetools laufen auf Konten des Kunden, oder der Kunde hat dort die Inhaberrolle.
- Dateien: Backup, Quellgrafiken, Logo und Fotos am vereinbarten Ort übergeben.
- Bearbeitungsanleitung: kurze Beschreibung, wie man Text, Bild und Öffnungszeiten ändert, von einer Person beim Kunden ausprobiert.
- Formulare: Jede Testnachricht kommt im richtigen Postfach an, und Besucher sehen eine Bestätigung.
- Kontakt und Chat: Die Telefonnummer ist auf dem Handy antippbar, die E-Mail-Adresse stimmt, das Chatfenster öffnet sich und Nachrichten erreichen das Team.
- Messung: Der Analyse- oder Widget-Code ist eingebaut, und ein Testbesuch erscheint im Dashboard.
- Mobile Ansicht: wichtigste Unterseiten und Formular auf dem Handy geprüft, ohne abgeschnittenen Text oder überlappende Elemente.
Formuliere jeden Punkt so, dass zwei Personen ihn gleich bewerten. Wie du eine solche Bedingung aus Kontext und Beobachtung aufbaust, zeigt der Leitfaden zu Abnahmekriterien für Aufgaben. Bittet der Kunde bei der Abnahme um etwas außerhalb des Umfangs, notiere es als neuen Wunsch und nicht als nicht erfüllten Punkt.
Zugänge per Einladung übergeben, nicht als Passwort im Chat
Ein typisches Problem Jahre später: Domain oder Analysekonto gehören noch dem früheren Dienstleister. Am sichersten ist es, wenn der Kunde Konten mit seiner eigenen Firmenadresse anlegt und dich als Nutzer einlädt. Bei der Übergabe muss dann niemand ein Passwort weitergeben, du änderst oder entfernst nur deine Rolle. Schick Passwörter nie per Mail oder Chat. Musste ein Konto auf deiner Seite entstehen, übergib es über den Passwortmanager des Kunden und bitte ihn, das Passwort nach der Übernahme zu ändern.
Die Hilfe zur Google Search Console beschreibt bestätigte und delegierte Inhaber, nennt mindestens einen bestätigten Inhaber pro Property als Pflicht und warnt, dass ein entfernter Inhaber sich erneut bestätigen kann, solange sein Bestätigungstoken auf der Website bleibt. Bei der Übernahme entfernst du deshalb auch die Tokens früherer Inhaber. Sie gilt nur für dieses Tool, nicht für Domain oder Hosting: Inhaber und Nutzer in der Search Console verwalten.
Führe die Konten im Protokoll als Tabelle: Tool, Inhaber, deine Rolle nach der Übergabe und Prüfdatum. Trag nur Konto- und Rollennamen ein, niemals Passwörter. Vor der Abnahme sollte sich der Kunde selbst in jedes Konto einloggen.
Mängel als Aufgaben mit Priorität und Frist erfassen
Ein Mangel ist ein Checklistenpunkt, der die Prüfung nicht bestanden hat. „Irgendwas stimmt mit dem Kontakt nicht“ lässt sich nicht beheben; „auf dem Handy verdeckt der Cookie-Banner den Absendebutton des Formulars“ schon. Jeder Mangel bekommt eine eigene Aufgabe, damit sein Status unabhängig von den anderen sichtbar bleibt.
- Symptom beschreiben.Nenne Seite, Gerät, ausgeführte Aktion und was statt des erwarteten Ergebnisses passiert ist.
- Priorität festlegen.Trenne Mängel, die den Start blockieren, etwa ein defektes Formular, von solchen, die warten können, etwa ein Abstand unter einem Foto.
- Frist und Person vereinbaren.Halte für jeden Mangel ein Datum für die Behebung und eine zuständige Person auf deiner Seite fest.
- Nach Nachprüfung schließen.Ein Mangel ist erst behoben, wenn jemand den Test wiederholt und das Ergebnis notiert hat, nicht schon, wenn der Bearbeiter ihn als erledigt markiert.
Ordne Korrekturen nach ihrer Wirkung auf den Kunden, nicht danach, was am schnellsten geht; dabei hilft die Unterscheidung von Priorität und Schweregrad eines Fehlers. Beim Schließen hältst du einen kurzen Nachweis der erledigten Aufgabe fest: Version, Gerät und beobachtetes Ergebnis. In Meetlead Projekte kann ein Mangel eine Aufgabe oder ein Fehler mit Priorität, Bearbeiter, Status und Kommentaren sein; die Frist trägst du in die Aufgabenbeschreibung ein.
Die Abnahmeentscheidung bestätigt der Kunde
Die Entscheidung hat drei mögliche Ausgänge: Abnahme ohne Vorbehalt, Abnahme mit einer Mängelliste und Fristen oder Ablehnung mit den Punkten, die nicht bestanden haben. Der zweite Fall ist der häufigste und erlaubt den Start, wenn nur Kleinigkeiten offen sind. Die Bestätigung sollte von der Person kommen, die der Kunde benannt hat, und zwar in einem Kanal, den du später wiederfindest.
„Anbei das Abnahmeprotokoll für die Website-Version vom [Datum]. Alle Punkte der Checkliste haben die Prüfung bestanden, bis auf zwei Mängel: [Mangel 1] mit Frist [Datum] und [Mangel 2] mit Frist [Datum]. Bitte antworte bis [Tag] mit einer von drei Optionen: Abnahme, Abnahme mit diesen Mängeln oder eine Liste der Punkte, die du als nicht erfüllt ansiehst.“
Welche Folgen die Abnahme hat, etwa die Schlusszahlung oder die Übertragung von Rechten am Entwurf, regelt euer Vertrag. Dieser Text ist keine Rechtsberatung; regelt der Vertrag diese Punkte nicht, klärt sie vor dem Start mit einer Anwältin oder einem Anwalt. Geh nicht davon aus, dass Schweigen des Kunden folgenlos bleibt: Nach § 640 Abs. 2 BGB gilt ein Werk als abgenommen, wenn der Besteller eine gesetzte angemessene Frist verstreichen lässt, ohne die Abnahme unter Angabe mindestens eines Mangels zu verweigern; bei Verbrauchern nur nach einem Hinweis in Textform. Ob das für deinen Vertrag gilt, hängt vom Vertragstyp und vom anwendbaren Recht ab.
Wer nach dem Start was übernimmt, und die Prüfung nach 30 Tagen
Der letzte Teil des Protokolls verteilt die Rollen. Nenne die verantwortliche Person beim Kunden, die Person, die Formular- und Chatnachrichten beantwortet, und den Kanal, über den der Kunde nach der Abnahme Probleme meldet. Regeln für diese Betreuung, Anfragetypen und Reaktionszeiten haben einen eigenen Leitfaden; im Protokoll genügt ein Satz mit dem Namen des Kanals.
Vereinbare eine Prüfung nach etwa 30 Tagen. Schau dann, ob über Formular und Chat echte Nachrichten ankommen, und vergleiche die Daten mit der Zeit vor dem Start, falls die Website eine alte ersetzt hat; worauf du dabei achtest, erklärt der Text über Website-Relaunch und Messung. Läuft das Meetlead-Widget auf der Website, zeigen Heatmaps und Sitzungsaufzeichnungen in einem Plan, der sie enthält, ob Besucher das Formular und die Kontaktwege tatsächlich erreichen. Erkenntnisse aus der Prüfung meldest du über denselben Kanal wie andere Anliegen nach der Abnahme.
Fragen zur Website-Abnahme
Blockiert ein kleiner Mangel die Abnahme? Meist nicht. Behindert er den Kontakt nicht und führt niemanden in die Irre, trag ihn mit Frist ins Protokoll ein und wähle die Abnahme mit Mängeln. Blockierend sind Punkte, ohne die die Website ihren Zweck nicht erfüllt, etwa ein defektes Formular oder fehlender Domainzugang des Kunden.
Was, wenn der Kunde einen Monat nach der Abnahme einen Mangel meldet? Vergleiche ihn mit der Checkliste und der geprüften Version. War der Punkt im Umfang und funktioniert nicht mehr, ist es eine Korrektur nach den Regeln eures Vertrags. Ist es eine neue Erwartung, behandle sie als Änderung und bewerte sie separat, ohne sie still ins alte Protokoll aufzunehmen.
