Eine gute Buchungsbestätigung lässt keine Frage offen: Was wurde gebucht, wann und wo soll der Kunde erscheinen, wie viele Personen oder Stück umfasst der Termin und wie meldet er eine Änderung? Unten findest du eine Vorlage für drei Situationen: Termin, Geräteverleih und Gruppenkurs. Der Eingang einer Anfrage und die Bestätigung eines Termins sind zwei verschiedene Nachrichten, deshalb behandeln wir beide getrennt. Eckige Klammern markieren Felder für die Buchungsdaten.
Dieser Leitfaden betrifft die erste Nachricht nach der Buchung. Für Erinnerungen vor dem Termin gibt es eigene Vorlagen für Terminerinnerungen, und eine Nachricht, die nie ankam, behandelt der Leitfaden zur falschen E-Mail-Adresse bei der Buchung. Alle Firmen in den Beispielen sind fiktiv.
Was eine Buchungsbestätigung enthalten muss
Kunden rufen nach einer Buchung meist aus wenigen Gründen an: Sie sind unsicher, ob der Termin gilt, finden den Eingang nicht oder wissen nicht mehr, für wie viele Personen sie gebucht haben. Jeder dieser Anrufe zeigt ein fehlendes Element. Prüfe vor dem Schreiben deiner Vorlage, ob sie jede Frage der Liste beantwortet. Auch die Reihenfolge zählt: Status und Zeit zuerst, organisatorische Details darunter.
- Status im ersten Satz: „wir bestätigen“ oder „wir haben deine Anfrage erhalten“.
- Was: Name der Leistung oder des Angebots und eine Buchungsnummer zum Suchen.
- Wann: Wochentag, Datum, Beginn und, falls wichtig, Ende.
- Wo: Adresse, Eingang, Etage oder Treffpunkt.
- Wie viele: Personen, Stück oder Varianten der Buchung.
- Ein informativer Preis mit Einheit, wie im Angebot.
- Was mitzubringen ist und wie viele Minuten früher man kommen soll.
- Wie man ändert oder absagt: Kanal, Frist und wer antwortet.
Lass alles weg, was der Kunde zum Erscheinen nicht braucht. Formularantworten, Teamnotizen oder der Anlass des Termins gehören nicht in die Bestätigung, denn auch andere Personen können das Postfach lesen. Sind deine Regeln zu Absagen und Verspätungen länger, fasse sie in einem Satz zusammen und verweise auf deine Bedingungen für Online-Buchungen.
Die Google-Kalender-Hilfe beschreibt, dass die Beschreibung eines Terminplans auf der Buchungsseite und in Bestätigungs-E-Mails erscheint. Das zeigt, warum Angebotstext und Bestätigung dasselbe sagen sollten; über die Funktionsweise von Meetlead sagt die Quelle nichts. Google-Hilfe: Terminpläne.
Eingegangene Anfrage und bestätigter Termin sind zwei Nachrichten
Bei automatischer Freigabe erhält der Kunde sofort eine Bestätigung. Bei manueller Freigabe erfährt er zuerst, dass die Anfrage angekommen ist und die Entscheidung noch aussteht. Klingen beide Nachrichten ähnlich, erscheint der Kunde zu einem Termin, den niemand freigegeben hat, oder ruft zur Sicherheit an. Der Unterschied muss schon im Betreff sichtbar sein.
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Element | Anfrage erhalten | Termin bestätigt |
|---|---|---|
| Betreff | „Deine Buchungsanfrage [Nummer] ist eingegangen“ | „Buchung [Nummer] bestätigt“ |
| Erster Satz | „Das ist noch keine Terminbestätigung.“ | „Wir freuen uns auf dich am [Datum, Uhrzeit].“ |
| Soll der Kunde kommen | Nein, erst nach der Entscheidung | Ja, zur genannten Zeit |
| Wie geht es weiter | Wann und wie die Entscheidung kommt | Was mitzubringen ist und wie man ändert |
Nenne in der Eingangsnachricht, bis wann du spätestens antwortest, und lass Anfahrtshinweise oder eine Mitbringliste weg. Solche Details wirken, als stünde der Termin schon fest. Wie du Zuständigkeit und Entscheidungsfrist festlegst, erklärt der Leitfaden zur manuellen Bestätigung von Buchungen.
Die Hilfe von Wix Bookings beschreibt, dass Kunden bei freigabepflichtigen Buchungen eine E-Mail über die gesendete Anfrage erhalten und nach Annahme oder Ablehnung eine weitere zum Status. Das ist ein Beispiel eines anderen Systems, das beide Schritte trennt, keine Beschreibung von Meetlead. Wix: Buchungen mit Freigabe.
Vorlage für einen Termin in Praxis oder Salon
Eine fiktive Physiotherapiepraxis nimmt Buchungen für 50-minütige Termine mit automatischer Bestätigung an. Die meisten Anrufe drehten sich um den Gebäudeeingang und darum, ob Befunde mitzubringen sind. Beide Antworten stehen deshalb fest im Nachrichtentext.
Betreff: Termin [Nummer] bestätigt, [Datum] um [Uhrzeit]. Text: Hallo [Name], wir bestätigen deinen Termin: [Leistung], [Wochentag] [Datum], [Beginn]–[Ende] Uhr. Adresse: [Straße und Hausnummer], Eingang [Gebäudeseite], [Etage]. Bitte komm 10 Minuten früher und bring [Unterlagen, falls nötig] mit. Informativer Preis: [Betrag]. Für eine Verschiebung oder Absage schreib an [E-Mail-Adresse] oder ruf [Nummer] an, spätestens [Frist laut Bedingungen]. Buchungsnummer: [Nummer].
Die Fassung für eine wartende Anfrage beginnt so: „Wir haben deine Anfrage für einen Termin am [Datum, Uhrzeit] erhalten. Das ist noch keine Bestätigung, wir antworten bis [Entscheidungszeit]“. Kürze den Rest auf Leistung und Anfragenummer. Adresse und Vorbereitung schickst du mit der Bestätigung, sobald der Termin feststeht.
Vorlage für einen Geräteverleih
Beim Verleih fragen Kunden anderes als beim Termin: wie viele Stück sie abholen, wo und bis wann sie zurückgeben müssen. Ein fiktiver Kajakverleih bestätigt deshalb neben dem Beginn auch die Rückgabezeit und die Liste der Varianten. Umfasst die Buchung einen ganzen Tag, nenne genau, ab wann die Abholung möglich ist; diesen Modus beschreibt der Leitfaden zur Ganztagesbuchung.
Betreff: Buchung [Nummer] bestätigt: [Ausrüstung], [Datum]. Text: Hallo, wir bestätigen deine Buchung: [Variante] × [Anzahl], [Variante] × [Anzahl]. Abholung: [Datum], ab [Uhrzeit], [Abholort]. Rückgabe: [Datum] bis [Uhrzeit], am selben Ort. Bitte bring [laut deinen Bedingungen nötige Dinge] mit. Informativer Preis: [Betrag] pro [Einheit]. Änderungen bei Stückzahl oder Datum meldest du über [Kanal] bis [Frist]; wir prüfen die Verfügbarkeit und antworten.
Der letzte Satz ist bewusst vorsichtig. Zwei zusätzliche Kajaks sind eine neue Entscheidung über die Verfügbarkeit und keine Formalität, daher verspricht die Nachricht keine automatische Änderung. Nennst du einen Preis, verwende dieselbe Einheit wie im Angebot; mehr dazu im Leitfaden zum Preis pro Person oder Buchung.
Vorlage für einen Gruppenkurs
Bei Gruppenkursen umfasst eine Buchung oft mehrere Plätze. Wer für Freunde bucht, muss wissen, wie viele Teilnehmende bestätigt sind, denn er gibt die Details weiter. Ein fiktives Keramikstudio nennt zusätzlich, ab wann der Raum offen ist, weil Zuspätkommende die Einführung verpassen.
Betreff: Plätze für [Kursname] bestätigt, [Datum]. Text: Hallo [Name], wir bestätigen [Anzahl] Plätze für [Kursname], [Wochentag] [Datum], [Beginn]–[Ende] Uhr. Ort: [Adresse, Raum]. Einlass ist ab [Uhrzeit], der Kurs beginnt pünktlich. Bitte bring [Kleidung, Material] mit. Informativer Preis: [Betrag] pro Person. Ändert sich die Teilnehmerzahl, melde dich über [Kanal] bis [Frist]. Leite diese Nachricht bitte an die Personen weiter, für die du buchst.
Nenne in der Bestätigung keine Namen weiterer Teilnehmender, wenn der Kurs sie nicht braucht. Die Zahl der Plätze genügt. Sagt jemand ab, erklärt der Leitfaden zum Absagen von Online-Buchungen, wie du den Platz freigibst.
Vorlagen in Meetlead Buchungen einrichten
In Meetlead Buchungen legst du E-Mail-Vorlagen für jedes Angebot getrennt fest. Sie decken fünf Ereignisse ab: eingegangene Anfrage im manuellen Modus, Bestätigung, Ablehnung, Stornierung und Ablauf. Jede Nachricht lässt sich abschalten; bearbeitest du sie nicht, erhält der Kunde einen kurzen Standardtext in seiner Sprache. Der Text kann Variablen enthalten, die beim Versand durch Buchungsdaten ersetzt werden, etwa {{referenceNumber}}, {{startAt}}, {{partySize}}, {{items}} und {{totalPrice}}.
- Feste Angebotsdaten eintragen.Adresse, Eingang, Mitbringliste und Änderungskanal gehören in die Vorlage dieses Angebots. Eine Verleihvorlage muss nicht zum Termin passen.
- Felder durch Variablen ersetzen.Nummer, Zeit, Personenzahl und Stückzahlen kommen aus Variablen, damit niemand sie bei jeder Buchung abtippt.
- Anfrage und Bestätigung trennen.Im manuellen Modus richtest du zwei verschiedene Texte ein. Die Eingangsnachricht enthält keine Anreisehinweise.
- Testbuchung durchführen.Buche einen Termin mit deiner eigenen Adresse und prüfe Betreff, Text und Detailkarte, bevor du das Formular teilst.
Die E-Mail enthält außerdem eine Karte mit Nummer, Angebot, Zeit und, falls eingestellt, Personenzahl und Preis. Meetlead verschickt keine Erinnerungen vor dem Termin als eigenes Ereignis und nimmt in Buchungen keine Zahlungen an; der Preis dient nur der Information. Eine Nachricht geht nur hinaus, wenn E-Mails in den Einstellungen und im Angebot aktiv sind und der Kunde eine Adresse angegeben hat.
Fragen zur Buchungsbestätigung
Gehören Absageregeln in die Bestätigung? Ja, kurz gefasst: Kanal, Frist und wer antwortet. Die vollständigen Regeln bleiben in deinen Bedingungen, statt mehrere Absätze in jede Nachricht zu kopieren. Der Kunde soll schnell den einen Schritt finden, den er bei geänderten Plänen geht.
Soll ich auch nach einer telefonischen Buchung bestätigen? Ja, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse angegeben hat. Eine von Hand eingetragene Buchung sollte dieselben Angaben liefern wie eine Online-Buchung: Zeit, Ort, Personenzahl und Änderungsweg. Wie du Absprachen festhältst, bevor du etwas zusagst, zeigt der Leitfaden zu Telefonbuchungen.
