Die PDF-Preisliste gehört zu den ersten Quellen, die Firmen ihrem Chatbot geben, und zu denen, die am häufigsten enttäuschen. Ein Kunde fragt nach dem Preis einer bestimmten Variante, und der Assistent nennt den Betrag aus der Nachbarzeile oder sagt, ihm fehle die Information. Schuld ist selten das Modell, sondern das, was nach der Textextraktion von der Tabelle übrig bleibt: Spalten, die nacheinander gelesen werden, Spaltenköpfe ohne Bezug zu den Zahlen, verbundene Zellen und Fußnoten am Seitenende.
Dieser Leitfaden behandelt ein einziges Dokument: eine Preisliste in Tabellenform. Die allgemeine Auswahl der Materialien beschreibt der Leitfaden darüber, welche Quellen ins Chatbot-Wissen gehören. Hier prüfst du die Textebene, verwandelst die Tabelle in Sätze, entscheidest über den Scan und stellst Kontrollfragen zu Varianten.
Kann der Chatbot deine PDF-Preisliste lesen
Öffne die Datei in einem normalen PDF-Viewer und markiere eine Zeile der Tabelle. Kopiere sie in einen einfachen Texteditor. Wird die ganze Seite wie ein Bild markiert oder bleibt der eingefügte Text leer, hast du einen Scan ohne Textebene. Lässt sich der Text einfügen, prüfe die Reihenfolge: Stehen Leistung, Variante und Preis zusammen, oder kommt zuerst die komplette Spalte der Namen und danach die Spalte der Beträge?
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Dateiart | Woran du sie erkennst | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Aus einem Editor exportiertes PDF | Text lässt sich markieren, eine Zeile wird vollständig eingefügt | Tabelle bereinigen und Varianten testen |
| PDF mit Tabelle als Grafik | Überschriften lassen sich markieren, Preise nicht | Zur Ausgangsdatei zurückgehen oder Positionen abtippen |
| Scan oder Foto eines Ausdrucks | Die ganze Seite wird als Bild markiert | Nicht als Hauptquelle für Preise verwenden |
Der Test dauert eine Minute. Text, den ein Mensch nach dem Einfügen nicht lesen kann, wird auch für den Assistenten nicht verständlich.
Tabellenzeilen in ganze Sätze umwandeln
Eine Tabelle lebt vom Layout: Ein Preis ergibt Sinn, weil er unter der Spalte „brutto“ und neben dem Variantennamen steht. Bei der Textextraktion geht dieses Layout verloren. Schreib deshalb jede Position als Satz, der ohne den Rest des Dokuments verständlich ist: Leistung, Variante, Preis, Einheit und Bedingung. So ein Satz übersteht die Aufteilung in Abschnitte, und das Modell muss nicht raten, zu welcher Spalte eine Zahl gehört.
[Leistung], Variante [Name]: [Betrag] Euro brutto pro [Einheit]. Der Preis umfasst [Umfang]. Nicht enthalten ist [Ausschluss]. Gilt ab [Datum]. Beispiel aus einem fiktiven Kosmetikstudio: „Gel-Maniküre, Variante mit Verlängerung: 45 Euro brutto pro Behandlung. Der Preis umfasst das Entfernen der vorherigen Modellage. Gilt ab 1. Oktober.“
Löse verbundene Zellen auf. Steht in einer Zelle „ab 35 Euro“ für drei Varianten, schreib drei Sätze und wiederhole Preis und Bedingung in jedem. Fußnoten wie „* nur für schulterlanges Haar“ gehören in den Satz, auf den sie sich beziehen, statt als Sternchen am Seitenende zu stehen.
Positionen, die die Aufteilung überstehen
Systeme für die Wissenssuche teilen lange Dokumente in Abschnitte und nutzen für die Antwort nur die passenden. In Meet AI werden lange Quellen in Abschnitte fester Länge mit kleiner Überlappung geteilt, sodass ein Abschnitt meist mehrere Positionen enthält. Die Abschnittsgrenze kennt deine Tabelle nicht und kann eine Zeile zwischen Variantenname und Preis durchtrennen. Dank der Überlappung landet eine kurze Position, die am Ende eines Abschnitts abgeschnitten wird, meist vollständig im nächsten; eine lange Zeile mit vielen Spalten bekommt diese zweite Chance nicht.
Die Microsoft-Dokumentation zum Aufteilen von Dokumenten beschreibt Abschnitte fester Größe mit Überlappung sowie eine Aufteilung nach Dokumentstruktur. Sie beschreibt keinen bestimmten Chatbot; nimm sie als Erklärung des Mechanismus, nicht als Beleg dafür, wie dein Assistent eine Preisliste aufteilt.
Gruppiere Positionen nach Leistung, nicht nach Druckseite. Enthält die Liste Netto- und Bruttopreise, nenne in jedem Satz, welcher Betrag gemeint ist. Entferne die alte Preisliste aus dem Wissen, statt die neue daneben zu legen, denn zwei Dokumente mit unterschiedlichen Beträgen für dieselbe Leistung führen zu widersprüchlichen Antworten.
Was tun, wenn du nur einen Scan hast
Ein Scan ist ein Bild der Seite. Um Text daraus zu gewinnen, braucht es Texterkennung (OCR), und die hat gerade mit dem Mühe, was Preislisten enthalten: Tabellen, schiefe Seiten und Kleingedrucktes. Eine falsch erkannte Ziffer im Preis ist schlimmer als keine Antwort, weil der Kunde keinen Grund hat, sie zu überprüfen.
Die Dokumentation der OCR-Engine Tesseract nennt Bilder mit mindestens 300 dpi als beste Grundlage, beschreibt deutlich schlechtere Zeilenerkennung bei schiefen Seiten und bezeichnet die Erkennung von Tabellendaten als bekanntes Problem. Das gilt für diese eine Engine, nicht für jedes OCR-Werkzeug.
Such zuerst die Ausgangsdatei: die Tabelle, das Textdokument oder die Gestaltungsdatei, aus der der Ausdruck entstand. Gibt es keine und hat die Liste ein Dutzend Positionen, tippst du sie schneller ab, als du jede erkannte Ziffer prüfst. In Meet AI wird jede PDF-Datei, auch eine mit Textebene, als Seitenbild von einem separaten Texterkennungsmodul gelesen, das nicht in jeder Umgebung aktiviert sein muss. Für Preise sind dort CSV, DOCX oder FAQ die sicherere Wahl. Kann eine Datei nicht gelesen werden, zeigt die Quelle einen Fehler, und der Assistent nutzt weiter die vorherige aktive Wissensversion; ein fehlgeschlagener Import ersetzt also keine funktionierende Preisliste.
Wann du die Preisliste als FAQ oder CSV neu anlegst
Ein PDF lohnt sich, wenn es gut aufgebaut ist und du es ohnehin an Kunden gibst. Muss es überarbeitet werden, ist eine andere Form oft schneller. Meet AI nimmt manuelle FAQ-Einträge sowie CSV-, XLSX-, DOCX- und PDF-Dateien an. Stehen die Preise auch auf der Website, hilft der Leitfaden zum Import der Website in die Wissensbasis.
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Format | Wann wählen | Worauf achten |
|---|---|---|
| Manuelle FAQ | Wenige Leistungen, nach denen Kunden am häufigsten fragen | Eine Frage pro Leistung, Preis und Bedingung in der Antwort |
| Aus der Tabelle exportierte CSV | Dutzende Positionen, die du in einer Tabelle pflegst | Spaltenköpfe stehen nicht in jeder Zeile, also einen ganzen Satz in eine Beschreibungsspalte schreiben |
| DOCX | Liste mit längeren Bedingungen und Ausnahmen | Positionen als Absätze, nicht als Tabelle |
| Datei mit sauberer Textebene und einfachem Layout | In Meet AI per Texterkennung gelesen, also immer Kontrollfragen stellen |
Speichere die Tabelle als CSV, statt die XLSX-Datei hochzuladen: In Meet AI können Texte und Zahlen aus XLSX in anderer Reihenfolge ins Wissen gelangen als in den Zeilen, während CSV die Reihenfolge Zeile für Zeile erhält. Jede Zeile sollte eine Spalte mit einem fertigen Satz nach der Vorlage oben haben. Die Zahl 45 allein sagt dem Assistenten nicht, ob Euro, Minuten oder Stück gemeint sind.
Kontrollfragen zu einzelnen Varianten
Eine allgemeine Frage wie „Was kostet eine Maniküre?“ beweist wenig. Frag dort nach, wo Tabellen am häufigsten brechen: benachbarte Varianten, Einheiten, Bedingungen aus Fußnoten und Positionen ohne Preis. In Meet AI zeigt ein privater Test das Ergebnis ANSWER oder NO_MATCH zusammen mit den tatsächlich genutzten Quellen, und eine Frage ohne Treffer kannst du direkt als FAQ ergänzen.
- Benachbarte Varianten.Frag nach zwei Varianten aus angrenzenden Zeilen und prüfe, ob die Beträge vertauscht sind.
- Einheit und Steuer.Frag, ob der Preis pro Stück, Stunde oder Behandlung gilt und ob er die Mehrwertsteuer enthält.
- Bedingung aus der Fußnote.Frag nach dem Fall, den eine Fußnote betrifft, und prüfe, ob die Bedingung in der Antwort steht.
- Leistung außerhalb der Liste.Frag nach einer Leistung, die du nicht anbietest. Richtig ist der Hinweis auf fehlende Information und das Angebot, die Frage ans Team weiterzugeben, nicht der Preis einer ähnlichen Leistung.
- Bitte um ein Angebot.Bitte um eine Gesamtsumme für mehrere Leistungen. Der Assistent sollte die Positionen aus der Liste nennen und ans Team verweisen, statt ein Angebot zu berechnen.
Ein Assistent mit Wissen gibt wieder, was du hinterlegt hast, nimmt aber keine Bestellungen an und erstellt keine individuellen Angebote. Wie dein Team auf Fragen antwortet, die Details brauchen, beschreibt der Leitfaden zur Preisanfrage im Chat. Nennt eine Antwort einen Betrag, der nicht in der Liste steht, prüfe die Ursachen mit dem Leitfaden, warum ein Chatbot Antworten erfindet.
Plane Korrekturen vor der Aktualisierung des Wissens. In Meet AI wirkt eine neue Quelle erst nach einer vollständigen Aktualisierung, die ein Administrator einmal alle 7 Tage starten kann, auch wenn der vorige Versuch fehlgeschlagen ist. Bereite also alle Positionen vor, entferne die alte Liste und aktualisiere erst dann. Wiederhole nach jeder Preisänderung dieselben Kontrollfragen; die Pflege der Quellen beschreibt der Leitfaden zum Aktualisieren des Chatbot-Wissens.
Fragen zur Preisliste in der Wissensbasis
Kann ich einfach die Preisliste hochladen, die ich Kunden per E-Mail schicke? Ja, wenn sie den Kopiertest besteht und die Antworten zu benachbarten Varianten stimmen. Ist auch nur ein Preis falsch, verschiebe die problematischen Positionen in die FAQ oder korrigiere das Layout.
Ist eine große Datei besser als mehrere kleine? Entscheidend ist, dass jede Position für sich steht, nicht die Zahl der Dateien. Mehrere Dateien nach Leistungsgruppen erleichtern den Austausch einer Gruppe. Achte nur darauf, dass dieselbe Leistung nie in zwei Quellen mit unterschiedlichen Beträgen steht.
