Cennik PDF w chatbocie to jedno z pierwszych źródeł, jakie firmy dodają do wiedzy, i jedno z tych, które najczęściej rozczarowują. Klient pyta o cenę konkretnego wariantu, a asystent podaje kwotę z sąsiedniego wiersza albo odpowiada, że nie ma informacji. Zwykle winny nie jest model, tylko to, co zostało z tabeli po wyciągnięciu tekstu: kolumny czytane jedna po drugiej, nagłówki oderwane od liczb, scalone komórki i przypisy na dole strony.
Ten poradnik dotyczy jednego dokumentu: cennika w formie tabeli. Ogólny wybór materiałów opisuje tekst o tym, jakie dane dodać do wiedzy chatbota. Tutaj sprawdzisz warstwę tekstową, zamienisz tabelę na zdania, zdecydujesz, co zrobić ze skanem, i zadasz pytania kontrolne o warianty.
Czy chatbot przeczyta twój cennik w PDF
Otwórz plik w zwykłej przeglądarce PDF i spróbuj zaznaczyć jeden wiersz tabeli. Skopiuj go do notatnika. Jeżeli zaznaczenie obejmuje całą stronę jak obrazek albo wklejony tekst jest pusty, masz skan bez warstwy tekstowej. Jeżeli tekst się wkleja, sprawdź kolejność: czy nazwa usługi, wariant i cena stoją obok siebie, czy najpierw pojawia się cała kolumna nazw, a dopiero potem cała kolumna kwot.
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Rodzaj pliku | Jak go rozpoznać | Co zrobić |
|---|---|---|
| PDF wyeksportowany z edytora | Tekst da się zaznaczyć, wiersz wkleja się w całości | Uporządkuj tabelę i przetestuj warianty |
| PDF z tabelą jako grafiką | Nagłówki się zaznaczają, ceny nie | Wróć do pliku źródłowego albo przepisz pozycje |
| Skan lub zdjęcie wydruku | Cała strona zaznacza się jako obraz | Nie traktuj go jako głównego źródła cen |
Ten test trwa minutę. Tekst nieczytelny dla człowieka po wklejeniu nie stanie się czytelny dla asystenta.
Zamień wiersze tabeli na pełne zdania
Tabela opiera się na układzie: cena ma sens, bo stoi pod nagłówkiem „brutto” i obok nazwy wariantu. Po wyciągnięciu tekstu ten układ znika. Dlatego każdą pozycję zapisz jako zdanie, które jest zrozumiałe bez reszty dokumentu: usługa, wariant, cena, jednostka i warunek. Takie zdanie przetrwa podział na fragmenty i nie wymaga od modelu zgadywania, do której kolumny należy liczba.
[Usługa], wariant [nazwa wariantu]: [kwota] zł brutto za [jednostka]. Cena obejmuje [zakres]. Nie obejmuje [wyłączenie]. Obowiązuje od [data]. Przykład z fikcyjnej pracowni kosmetycznej: „Manicure hybrydowy, wariant z przedłużeniem: 160 zł brutto za zabieg. Cena obejmuje zdjęcie poprzedniej stylizacji. Obowiązuje od 1 października.”
Usuń scalone komórki. Jeśli jedna komórka „od 120 zł” obejmuje trzy warianty, rozpisz trzy zdania i przy każdym powtórz cenę oraz warunek. Przypisy typu „* dotyczy włosów do ramion” przenieś do zdania, którego dotyczą, zamiast zostawiać gwiazdkę na końcu strony.
Pozycje odporne na podział na fragmenty
Systemy wyszukujące wiedzę dzielą długie dokumenty na fragmenty i do odpowiedzi biorą tylko te, które pasują do pytania. W Meet AI długie źródła są dzielone na fragmenty o stałej długości z niewielką zakładką, więc jeden fragment zwykle mieści kilka pozycji. Granica fragmentu nie zna twojej tabeli i może przeciąć wiersz między nazwą wariantu a ceną. Krótka pozycja przecięta na końcu jednego fragmentu dzięki zakładce zwykle trafi w całości do następnego, a długi wiersz z wieloma kolumnami takiej drugiej szansy nie ma.
Dokumentacja Microsoft o dzieleniu dokumentów opisuje podział na fragmenty stałej długości z zakładką oraz podział według struktury dokumentu. Nie opisuje działania konkretnego chatbota, więc traktuj ją jako wyjaśnienie mechanizmu, a nie dowód, jak twój asystent podzieli cennik.
Grupuj pozycje według usługi, nie według strony wydruku. Jeśli cennik ma ceny netto i brutto, w każdym zdaniu napisz, która to kwota. Usuń stary cennik z wiedzy, zamiast dodawać nowy obok, bo dwa dokumenty z różnymi kwotami dla tej samej usługi to przepis na sprzeczną odpowiedź.
Co zrobić, gdy masz tylko skan
Skan to obraz strony. Żeby wyciągnąć z niego tekst, potrzebne jest rozpoznawanie znaków (OCR), a ono najsłabiej radzi sobie właśnie z tabelami, krzywo zeskanowanymi stronami i drobnym drukiem. Pomylona cyfra w cenie jest gorsza niż brak odpowiedzi, bo klient nie ma powodu jej sprawdzać.
Dokumentacja silnika OCR Tesseract podaje, że najlepsze wyniki daje obraz o rozdzielczości co najmniej 300 dpi, że przekrzywienie strony wyraźnie pogarsza rozpoznanie wierszy i że rozpoznawanie danych z tabel jest znanym problemem. Dotyczy jednego silnika, nie wszystkich narzędzi OCR.
Najpierw poszukaj pliku źródłowego: arkusza, dokumentu tekstowego albo projektu, z którego powstał wydruk. Jeśli go nie ma, a cennik ma kilkanaście pozycji, szybciej przepiszesz go ręcznie niż sprawdzisz każdą rozpoznaną cyfrę. W Meet AI każdy plik PDF, także ten z warstwą tekstową, jest odczytywany jako obraz stron przez osobny moduł rozpoznawania tekstu, który nie musi być włączony w każdym środowisku. Dlatego przy cenach pewniejsze są tam CSV, DOCX albo FAQ. Gdy pliku nie da się odczytać, źródło pokazuje błąd, a asystent korzysta dalej z poprzedniej aktywnej wersji wiedzy, więc nieudany import nie zastąpi działającego cennika.
Kiedy przepisać cennik do FAQ albo CSV
PDF ma sens, gdy jest dobrze zbudowany i i tak publikujesz go klientom. Jeśli trzeba go przerabiać, często szybciej przygotujesz wiedzę w innej formie. Meet AI przyjmuje ręczne FAQ oraz pliki CSV, XLSX, DOCX i PDF. Jeśli ceny są też na stronie, pomoże poradnik o imporcie strony do bazy wiedzy.
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Format | Kiedy wybrać | Na co uważać |
|---|---|---|
| Ręczne FAQ | Kilka usług, o które klienci pytają najczęściej | Jedno pytanie na usługę, cena i warunek w odpowiedzi |
| CSV wyeksportowany z arkusza | Dziesiątki pozycji utrzymywanych w arkuszu | Nagłówek kolumny nie trafia do każdego wiersza, więc wpisz pełne zdanie w kolumnie opisu |
| DOCX | Cennik z dłuższymi warunkami i wyjątkami | Pozycje jako akapity, nie jako tabela |
| Plik z czystą warstwą tekstową i prostym układem | W Meet AI odczyt przez rozpoznawanie tekstu, więc zawsze pytania kontrolne |
Arkusz zapisz jako CSV, zamiast wgrywać plik XLSX: w Meet AI teksty i liczby z XLSX mogą trafić do wiedzy w innej kolejności niż w wierszach, a CSV zachowuje kolejność wiersz po wierszu. Każdy wiersz powinien mieć kolumnę z gotowym zdaniem według wzoru z poprzedniej sekcji. Sama liczba 160 w wierszu nie mówi asystentowi, czy chodzi o złote, minuty czy sztuki.
Pytania kontrolne o konkretne warianty
Ogólne pytanie „ile kosztuje manicure?” niewiele sprawdza. Zadawaj pytania, które trafiają w miejsca, gdzie tabela najczęściej się psuje: sąsiednie warianty, jednostki, warunki z przypisów i pozycje bez ceny. W Meet AI prywatny test pokazuje wynik ANSWER albo NO_MATCH oraz źródła faktycznie użyte w odpowiedzi, a pytanie bez dopasowania możesz od razu uzupełnić jako FAQ.
- Sąsiednie warianty.Zapytaj o dwa warianty z sąsiednich wierszy i sprawdź, czy kwoty nie są zamienione.
- Jednostka i podatek.Zapytaj, czy cena jest za sztukę, godzinę czy zabieg oraz czy to kwota brutto.
- Warunek z przypisu.Zapytaj o przypadek, którego dotyczy przypis, i sprawdź, czy warunek trafił do odpowiedzi.
- Pozycja spoza cennika.Zapytaj o usługę, której nie oferujesz. Poprawna odpowiedź to brak informacji i propozycja przekazania pytania zespołowi, a nie cena podobnej usługi.
- Prośba o wycenę.Poproś o łączną kwotę za kilka usług. Asystent powinien podać pozycje z cennika i odesłać do zespołu, zamiast wyliczać ofertę.
Asystent z wiedzą podaje to, co zapisałeś, ale nie przyjmuje zamówień i nie przygotowuje indywidualnej wyceny. Jak zespół ma odpowiadać na pytania wymagające szczegółów, opisuje poradnik o pytaniu o cenę na czacie. Gdy odpowiedź zawiera kwotę spoza cennika, przyczyny sprawdzisz według tekstu o tym, dlaczego chatbot zmyśla odpowiedzi.
Zaplanuj poprawki przed odświeżeniem wiedzy. W Meet AI nowe źródło zaczyna działać dopiero po pełnym odświeżeniu, które administrator może uruchomić raz na 7 dni, także gdy poprzednia próba się nie powiodła. Przygotuj więc wszystkie pozycje, usuń stary cennik i dopiero wtedy odśwież. Przy każdej zmianie cen powtórz te same pytania kontrolne; zasady utrzymania źródeł opisuje tekst o aktualizacji wiedzy chatbota.
Pytania o cennik w bazie wiedzy
Czy mogę po prostu wgrać cennik, który wysyłam klientom mailem? Możesz, jeśli przejdzie test kopiowania i odpowiedzi na pytania o sąsiednie warianty są poprawne. Jeśli choć jedna cena się pomyli, przepisz problematyczne pozycje do FAQ albo popraw układ pliku.
Czy lepiej trzymać cennik w jednym dużym pliku czy w kilku mniejszych? Liczy się samodzielność pozycji, nie liczba plików. Kilka plików według grup usług ułatwia podmianę jednej grupy. Pilnuj tylko, żeby ta sama usługa nie występowała w dwóch źródłach z różnymi kwotami.
