Wer Reifenwechsel-Termine online buchen lässt, braucht einen Kalender, der die Zahl der Hebebühnen und die Dauer jeder Leistung kennt. In der Hauptsaison klingelt das Telefon öfter, als jemand abnehmen kann, und jedes Gespräch holt einen Mechaniker vom Rad weg. Ein Formular mit Startzeiten im Halbstundentakt, das die Arbeitsplätze ignoriert, verlagert das Chaos nur vom Telefon ins Netz.
Hier geht es um einen gemeinsamen Pool für die Hebebühnen, eigene Angebote mit realer Arbeitszeit, feste Kurztermine in der Spitze, Saisondaten, Fahrzeugdaten und eine Bestätigung mit Mitbringliste. Die Werkstatt in den Beispielen ist erfunden, die Minutenangaben sind Annahmen, die du durch eigene Messungen ersetzt.
Erst Arbeitsplätze und Dauer zählen, dann Termine freigeben
Die Kundschaft wählt eine Uhrzeit, aber die Werkstatt verkauft Zeit auf einer Hebebühne samt Personal. Bevor du Buchungen öffnest, liste die Leistungen der Saison auf und miss, wie lange jede vom Einfahren bis zur freien Bühne dauert. Ein reiner Radwechsel mit Kompletträdern ist etwas anderes als ein Reifenwechsel mit Wuchten. Bei eingelagerten Rädern muss jemand den Satz erst aus dem Lager holen.
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Angebot | Arbeitszeit | Puffer | Pool der Arbeitsplätze |
|---|---|---|---|
| Radwechsel (Kompletträder) | 30 Min. | 10 Min. danach | Schnellplätze |
| Reifenwechsel mit Wuchten | 60 Min. | 15 Min. danach | Plätze mit Montiermaschine |
| Wechsel mit Einlagerung | 60 Min. | 15 Min. davor für die Ausgabe aus dem Lager | Plätze mit Montiermaschine |
| Diagnose: Unwucht, Vibration, beschädigte Felge | 45 Min. | 15 Min. danach | Plätze mit Montiermaschine, manuelle Freigabe |
Jede Zeile sollte ein eigenes Angebot sein, denn die Dauer gehört zum Angebot. Ein einziges Angebot "Reifenwechsel" mit mehreren Preisvarianten würde für den halbstündigen Radwechsel und die Stunde Montage dieselbe Zeit blockieren. Dasselbe Problem mit Fahrzeuggröße und Leistungsumfang beschreibt der Leitfaden zu Auto-Detailing-Buchungen.
Hebebühnen als gemeinsamer Pool statt eigener Kalender je Leistung
Hast du zwei Plätze mit Montiermaschine, ergeben drei Angebote darauf keine sechs. Alle Leistungen auf denselben Bühnen sollten aus einem Pool schöpfen. So landen ein Reifenwechsel mit Wuchten um 9:00 und eine Diagnose um 9:15 nicht gleichzeitig auf derselben Bühne. Das Prinzip und den Kollisionstest zwischen Angeboten erklärt der Leitfaden zum Vermeiden von Doppelbuchungen.
Puffer stehen für Zeit, die die Kundschaft nicht sieht: Räder wegstellen, Platz säubern, Auto herausfahren. Bei Einlagerung setzt du einen Puffer vor die Leistung. Telefonische Termine trägst du noch während des Gesprächs in denselben Kalender ein, sonst zeigt das Formular eine Bühne, die längst vergeben ist.
Der britische Anbieter von Autohaus-Software Dragon2000 beschreibt Prüfplätze für die MOT-Hauptuntersuchung als separat eingerichtete Ressourcen mit eigenen Arbeitstagen und Verfügbarkeiten der Prüfer. Das ist ein anderes Produkt, keine Beschreibung von Meetlead, und es sagt nicht, wie viele Plätze eine Reifenwerkstatt braucht. Dragon2000: MOT Scheduler.
Halte in der Spitze eine feste Zahl kurzer Termine frei
In der Saison wollen die meisten einen schnellen Radwechsel, während wenige lange Aufträge einen ganzen Tag füllen. Teile deshalb die Halle auf: einige Bühnen nur für den Radwechsel, der Rest für Montage, Wuchten und Diagnose. Jede Gruppe ist ein eigener Pool, also nehmen lange Leistungen keine kurzen Termine weg.
- Teile die Plätze in zwei Pools.Die erfundene Werkstatt Reifen Weststadt hat vier Hebebühnen: zwei für den schnellen Radwechsel und zwei mit Montiermaschine und Wuchtmaschine. Beide Pools haben eine Kapazität von zwei Plätzen.
- Stimme den Startabstand auf die Belegung ab.Ein Radwechsel belegt 30 Minuten Arbeit und 10 Minuten Puffer, also ergeben Starts alle 40 Minuten im Fenster 8:00 bis 16:00 zwölf Startzeiten. Bei zwei Plätzen sind das 24 kurze Termine am Tag, der letzte beginnt um 15:20.
- Gib der Diagnose nur ein Vormittagsfenster.Biete die Diagnose etwa von 8:00 bis 11:00 an. Dauert sie länger, verschiebt sie keine Reifenwechsel am Nachmittag auf den Plätzen mit Montiermaschine.
- Teste die volle Belegung.Buche testweise beide Schnellplätze für 10:00 und prüfe, ob eine dritte Person diese Uhrzeit nicht mehr sieht. Ein Reifenwechsel mit Wuchten um 10:00 sollte weiter frei sein, weil er einen anderen Pool nutzt.
Startabstand und Leistungsdauer sind zwei verschiedene Zahlen; geraten sie durcheinander, hilft der Leitfaden zu Buchungsintervallen. Die Zahlen im Beispiel sind Annahmen. Miss die ersten Saisontage und passe die Dauer der Angebote an, bevor du weitere Wochen öffnest.
Trage die Saisonwochen als Kalenderausnahmen ein
Die Spitze dauert einige Wochen, also änderst du deinen Wochenplan nicht dauerhaft. Längere Öffnungszeiten oder offene Samstage trägst du als Ausnahmen für bestimmte Daten ein, in jedem betroffenen Angebot. Eine Ausnahme ersetzt die Zeiten des ganzen Tages, deshalb gibst du das volle Fenster an und nicht nur die zusätzliche Stunde. Fallstricke beschreibt der Leitfaden zu Ausnahmen im Buchungskalender.
Stelle den Buchungshorizont so ein, dass die Kundschaft die ganze Saison sieht. Für die Ausgabe eingelagerter Räder legst du eine Mindestvorlaufzeit fest, wenn das Lager einen Tag braucht. Ausnahmen gelten nur an den eingetragenen Tagen, aufräumen musst du danach nichts.
§ 2 Abs. 3a StVO erlaubt das Fahren bei Glatteis, Schneeglätte, Schneematsch, Eisglätte oder Reifglätte nur mit Reifen, die § 36 Abs. 4 StVZO entsprechen; ein festes Datum für den Wechsel nennt die Vorschrift nicht. Daraus folgt nicht, wann deine Kundschaft bucht, und dieser Text ist keine Rechtsberatung. Gesetze im Internet: § 2 StVO.
Sammle die Fahrzeugdaten, bevor das Auto kommt
Kennzeichen, Reifengröße und Kilometerstand helfen, den Platz vorzubereiten und den Satz im Lager zu finden. In Meetlead Buchungen hat das Formular feste Felder: Name, E-Mail, Telefon, Firma und Anmerkungen, und jedes kannst du ausblenden, optional machen oder als Pflichtfeld setzen. Ein eigenes Feld für das Kennzeichen gibt es nicht. Mach die Anmerkungen also zur Pflicht und schreibe in die Angebotsbeschreibung genau, was dort hineingehört.
- Kennzeichen, damit du den eingelagerten Satz und die Fahrzeugakte findest.
- Reifengröße von der Reifenflanke, zum Beispiel 205/55 R16, beim Wechsel mit Wuchten.
- Kilometerstand, wenn du ihn im Auftrag notierst.
- Ob die Reifen auf Felgen montiert sind und ob das Auto Reifendrucksensoren hat.
Setze die Telefonnummer als Pflichtfeld, denn in der Saison rufst du schneller an, als du schreibst. Frag nichts ab, was du nicht nutzt: Jede zusätzliche Zeile verlängert das Formular für jemanden, der vor der Arbeit mit dem Handy bucht.
Fälle mit Diagnose gibst du manuell frei
Vibrationen bei höherem Tempo, eine beschädigte Felge oder schleichender Druckverlust haben keine vorab bekannte Dauer. Für solche Anliegen legst du ein eigenes Angebot mit manueller Freigabe an: Die Kundschaft schickt eine Terminanfrage, die Werkstatt bestätigt sie nach kurzem Telefonat oder schlägt eine andere Zeit vor. Lege eine Entscheidungsfrist fest, damit Anfragen nicht liegen bleiben. Zuständigkeit und Fristen beschreibt der Leitfaden zum manuellen Bestätigen von Buchungen.
Ein Routine-Radwechsel braucht keine manuelle Kontrolle, wenn Pools und Zeiten stimmen. Wie du die Kundschaft nach der Fahrzeugannahme informierst, beschreibt der Leitfaden zum Reparaturstatus in der Werkstatt.
Eine Bestätigung, die sagt, was mitzubringen ist
Die Nachricht nach der Buchung sollte Anfrage und bestätigten Termin klar trennen und beantworten, was sonst am Telefon gefragt würde: wo vorfahren, was mitbringen, wie lange es dauert und wie man den Termin ändert. Ein Angebot in Meetlead zeigt der Kundschaft den Ort und eine Mitbringliste. Den Text der E-Mails legst du in Vorlagen fest, getrennt für eingegangene Anfrage, Bestätigung, Ablehnung, Stornierung und Ablauf.
Hallo, wir bestätigen deinen Radwechsel am Donnerstag um 10:20 bei Reifen Weststadt, Beispielstraße 1, Einfahrt über den Hof. Bring die Kompletträder mit oder, wenn sie bei uns eingelagert sind, nur das Auto. Den Schlüssel für die Felgenschlösser legst du bitte ins Handschuhfach. Der Termin dauert etwa 30 Minuten, bezahlt wird nach der Leistung in der Werkstatt. Zum Ändern oder Absagen ruf uns bitte an.
Weitere Vorlagen findest du im Leitfaden zur Buchungsbestätigung. In Meetlead Buchungen richtest du gemeinsame Pools, Dauer und Puffer der Angebote, Zeitpläne mit mehreren Fenstern, Ausnahmen, manuelle oder automatische Freigabe und telefonische Termine von Hand ein. Der Preis am Angebot ist ein Richtwert: Das System nimmt keine Zahlungen oder Anzahlungen entgegen, und Absagen laufen über den Kontakt zur Werkstatt. Die App ist in den Tarifen Growth und Scale enthalten.
Fragen zu Buchungen in der Reifenwerkstatt
Müssen Stammkunden, die anrufen, auch online buchen? Nein. Trage ihren Termin von Hand im Panel ein, damit er denselben Platz belegt wie eine Buchung aus dem Formular. Wie du sie Schritt für Schritt umstellst, zeigt der Leitfaden dazu, warum Stammkunden weiter anrufen.
Was tun, wenn jemand einen Radwechsel bucht, aber nur Reifen ohne Felgen mitbringt? Ruf vor dem Termin an, trag einen freien Reifenwechsel mit Wuchten von Hand ein und storniere die ursprüngliche Buchung. Verlängere den Termin auf dem Schnellplatz nicht stillschweigend, sonst fehlt die Zeit den nächsten Kunden. Schärfe lieber die Angebotsbeschreibung, damit der Unterschied vor der Terminwahl sichtbar ist.
