Rezerwacje w gabinecie masażu: sesje 60 i 90 minut bez dziur w grafiku

Rezerwacja masażu online działa dobrze wtedy, gdy klient widzi tylko godziny, które gabinet naprawdę może sprzedać. Zwykle psuje ją nie sam kalendarz, lecz trzy liczby ustawione niezależnie od siebie: długość sesji, przerwa na przygotowanie gabinetu i odstęp między godzinami startu. Jeśli się nie zgadzają, po każdej wizycie zostaje kilka lub kilkanaście minut, których nie da się już nikomu zaproponować.

Ten poradnik dotyczy gabinetu masażu relaksacyjnego lub sportowego z jednym pomieszczeniem i sesjami 60 oraz 90 minut. Pokazujemy, jak rozdzielić oferty, połączyć je jednym zasobem, ustawić wyprzedzenie dla nowych klientów i ograniczyć formularz do danych potrzebnych przed pierwszą wizytą. Gabinety fizjoterapii i rehabilitacji mają inne obowiązki, które omawia poradnik o rejestracji online w gabinecie.

Każda długość sesji to osobna oferta

Jedna pozycja „Masaż” z wyborem czasu wygląda prosto, ale klient długo nie wie, ile potrwa wizyta i ile za nią zapłaci. Utwórz osobną ofertę dla każdej długości, na przykład „Masaż klasyczny 60 min” i „Masaż klasyczny 90 min”. Każda dostaje własny czas trwania, cenę informacyjną i opis. Dzięki temu dostępność jest liczona dla pełnej długości wybranej sesji, a nie dla krótszego wariantu.

Opis sesji 90 minut powinien mówić, czym różni się od krótszej, na przykład pracą na całym ciele zamiast wybranych partii. Nie twórz osobnej oferty dla każdej techniki, jeśli zajmuje ten sam czas i ten sam gabinet. Wystarczy jedna oferta z krótką listą technik w opisie.

W Rezerwacjach Meetlead każda oferta ma własny czas trwania, bufory, krok startu, harmonogram i sposób zatwierdzania. Cena jest informacyjna: system nie pobiera płatności ani zaliczek, więc zasady płatności opisz w ofercie i w regulaminie gabinetu.

Bufor i krok startu muszą do siebie pasować

Po sesji trzeba przewietrzyć gabinet, zmienić podkład na stole i umyć ręce. Ten czas ustaw jako bufor po usłudze, zamiast wydłużać sesję: klient widzi 60 minut, a gabinet jest zajęty dłużej. Kolejny start musi jednak trafić w siatkę kroku. Jeśli czas zajęcia gabinetu nie jest wielokrotnością kroku, każda wizyta zostawia resztę, której nikt nie kupi.

↔ Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.

Tabela zakłada, że wizyty zaczynają się w punktach siatki, a przed sesją nie ma osobnego bufora. Drugi i trzeci wariant domykają dzień. Pierwszy traci 15 minut po każdej wizycie: przy pięciu sesjach dziennie to 75 minut, czyli tyle, ile zajmuje kolejna sesja 60 minut z buforem. Ustal bufor według rzeczywistej pracy, a krok dobierz do niego, nie odwrotnie. Różnicę między długością usługi a odstępem startów wyjaśnia poradnik o kroku czasowym rezerwacji.

Pomoc systemu Arketa opisuje, że bufor blokuje czas w kalendarzu, a klient widzi tylko długość wizyty. Podaje przykład sesji 60 minut z buforem 15 minut przy kroku 30 minut, w którym kolejny start wypada 90 minut po początku. Opisuje inne narzędzie, nie Meetlead. Arketa: bufory między wizytami.

Jeden gabinet, dwie oferty, jedna pula

Sesje 60 i 90 minut korzystają z tego samego stołu, pomieszczenia i tej samej osoby. Jeśli każda oferta dostanie własną dostępność, kalendarz pokaże dwie wolne godziny 14:00, choć gabinet jest jeden. Połącz obie oferty ze wspólną pulą o pojemności jednej jednostki. Wtedy sesja 90 minut zarezerwowana na 14:00 zablokuje także krótszą ofertę na czas masażu i bufora.

Pula odwzorowuje najwęższe ograniczenie. Jeśli masz dwa pomieszczenia, ale masujesz sam, pojemność nadal wynosi jeden. Zespół kilku terapeutów z osobnymi grafikami to inny problem, opisany przy grafiku zespołu w salonie beauty. Test konkurujących ofert krok po kroku znajdziesz w poradniku o unikaniu podwójnych rezerwacji.

Wizyty umówione przez telefon wpisuj do tego samego kalendarza i trzymaj się tej samej siatki startów. Masaż wpisany na 11:10 przy kroku 15 minut sam tworzy resztę, której formularz już nie wypełni. W Meetlead pojemność puli jest ponownie sprawdzana przy zapisie rezerwacji, ale dotyczy to tylko terminów, które znalazły się w systemie.

Nowi klienci: wyprzedzenie i decyzja przed pierwszą wizytą

Stały klient może umówić się na jutro rano, bo wiesz, czego potrzebuje. Przy nowej osobie możesz chcieć czasu na przeczytanie zgłoszenia albo krótki telefon. System nie rozpozna sam, kto przychodzi pierwszy raz, więc rozwiąż to ofertą: dodaj „Pierwsza wizyta – masaż 90 min” z większym minimalnym wyprzedzeniem niż w sesjach dla stałych klientów. Wszystkie oferty podłącz do tej samej puli gabinetu.

Dla pierwszej wizyty rozważ ręczne zatwierdzanie: klient wysyła prośbę, a ty potwierdzasz termin po sprawdzeniu zgłoszenia. W ofercie ustawiasz, po jakim czasie nierozpatrzona prośba wygasa, więc napisz w opisie, w jakim czasie odpowiadasz. Taki podział jest umową, a nie blokadą: nowa osoba nadal może wybrać zwykłą ofertę. Gdy w kalendarzu pojawi się nieznane nazwisko, zadzwoń przed wizytą. Jak wyznaczyć samą liczbę godzin, opisuje poradnik o minimalnym wyprzedzeniu rezerwacji.

Minimum danych przed pierwszą wizytą

Do umówienia masażu wystarczy imię i nazwisko, adres e-mail do potwierdzenia i zwykle numer telefonu na wypadek zmiany. W formularzu Meetlead telefon, firmę i uwagi oznaczysz jako wymagane, opcjonalne albo ukryte. Pole firmy ukryj, chyba że sprzedajesz sesje pracodawcom. Uwagi zostaw opcjonalne albo je ukryj, jeśli nie chcesz ich regularnie przeglądać.

Nie zbieraj w formularzu wywiadu zdrowotnego. Pytania o choroby, ciążę, leki czy urazy ujawniają dane o stanie zdrowia, które RODO zalicza do szczególnych kategorii danych. Omów je na miejscu, przed rozpoczęciem sesji. Ogólne zasady wyboru pól opisuje poradnik o danych w formularzu rezerwacji. Ten tekst nie jest poradą prawną.

Art. 9 ust. 1 RODO wymienia dane dotyczące zdrowia wśród szczególnych kategorii, których przetwarzanie jest co do zasady zakazane, a wyjątki określa art. 9 ust. 2. Art. 5 ust. 1 lit. c wymaga ograniczenia danych do niezbędnych. RODO stosuje się od 25 maja 2018 r. Przepisy nie rozstrzygają, który wyjątek obejmuje konkretny gabinet. RODO w EUR-Lex.

Sprawdź grafik przed publikacją

1. Narysuj dzień na kartce.Zaznacz okno pracy, sesje 60 i 90 minut z buforem oraz punkty siatki. Każda wizyta razem z buforem powinna kończyć się w punkcie startu następnej.
2. Zarezerwuj sesję 90 minut na pierwszą godzinę.Sprawdź, czy najbliższy wolny start w obu ofertach to koniec sesji plus bufor, bez dodatkowej reszty.
3. Sprawdź ofertę konkurującą.Przy zajętej sesji 90 minut krótsza oferta nie może pokazywać startu w czasie masażu ani bufora.
4. Sprawdź koniec dnia.Ostatni start sesji 90 minut wypada wcześniej niż sesji 60 minut. Jeśli końcówka okna regularnie zostaje pusta, przesuń godzinę zamknięcia albo zostaw ją dla krótszej sesji.
5. Przejdź ścieżkę nowego klienta.Zarezerwuj pierwszą wizytę z telefonu i sprawdź wyprzedzenie, komunikat o prośbie oraz pola formularza. Anuluj próbne rezerwacje, żeby nie blokowały gabinetu.

Po pierwszych tygodniach porównaj kalendarz z rzeczywistością. Czy przerwa wystarcza na przygotowanie stołu? Czy klienci pytają o godziny, których nie widzą? Zmieniaj jedną liczbę naraz, bo zmiana bufora, kroku i okna jednocześnie nie pokaże, co zadziałało.

Pytania o rezerwacje masażu

Czy mogę zrezygnować z bufora i ustawić sesję na 75 minut? Technicznie tak, ale klient zobaczy 75 minut i może oczekiwać dłuższego masażu. Bufor oddziela czas, który klient kupuje, od czasu, którego potrzebuje gabinet.

Co zrobić, gdy klient nie przychodzi? Rezerwacje Meetlead nie pobierają płatności, więc nie naliczą opłaty za nieobecność. Zasady odwołań i spóźnień opisz w regulaminie, korzystając z poradnika o regulaminie rezerwacji online. Gdy klient odwoła wizytę wcześniej, anuluj ją w panelu, a termin wróci do puli gabinetu.