Einen Massage-Termin online buchen zu lassen funktioniert gut, wenn Kunden nur Uhrzeiten sehen, die deine Praxis wirklich verkaufen kann. Meist scheitert es nicht am Kalender selbst, sondern an drei Zahlen, die unabhängig voneinander eingestellt wurden: Sitzungsdauer, Vorbereitungszeit für den Raum und Abstand zwischen den Startzeiten. Passen sie nicht zusammen, bleiben nach jedem Termin einige Minuten übrig, die du niemandem mehr anbieten kannst.
Dieser Leitfaden richtet sich an eine Praxis für Wellness- oder Sportmassage mit einem Behandlungsraum und Sitzungen von 60 und 90 Minuten. Du siehst, wie du Angebote trennst, sie mit einer gemeinsamen Ressource verbindest, einen Vorlauf für Neukunden festlegst und das Formular auf die Daten beschränkst, die vor dem ersten Besuch nötig sind. Physiotherapie- und Rehabilitationspraxen haben andere Pflichten, die unser Leitfaden zur Online-Terminvergabe in der Praxis behandelt.
Jede Sitzungsdauer ist ein eigenes Angebot
Ein einziger Eintrag „Massage“ mit Auswahl der Dauer wirkt einfach, doch der Kunde erfährt erst nach mehreren Schritten, wie lange der Termin dauert und was er kostet. Lege stattdessen für jede Dauer ein eigenes Angebot an, etwa „Klassische Massage 60 Min.“ und „Klassische Massage 90 Min.“. Jedes erhält eigene Dauer, einen informativen Preis und eine Beschreibung. So wird die Verfügbarkeit für die volle Länge der gewählten Sitzung berechnet und nicht für die kürzere Variante.
Die Beschreibung der 90-Minuten-Sitzung sollte sagen, worin sie sich von der kürzeren unterscheidet, zum Beispiel Ganzkörperbehandlung statt einzelner Partien. Lege nicht für jede Technik ein eigenes Angebot an, wenn sie dieselbe Zeit und denselben Raum braucht. Ein Angebot mit einer kurzen Liste der Techniken in der Beschreibung genügt.
In Meetlead Buchungen hat jedes Angebot eigene Dauer, Puffer, Startintervall, Zeitplan und Bestätigungsmodus. Der Preis ist informativ: Das System nimmt keine Zahlungen oder Anzahlungen entgegen, deshalb beschreibst du die Zahlungsbedingungen im Angebot und in den Regeln deiner Praxis.
Puffer und Startintervall müssen zusammenpassen
Nach einer Sitzung lüftest du den Raum, wechselst die Auflage auf der Liege und wäschst dir die Hände. Trage diese Zeit als Puffer nach der Leistung ein, statt die Sitzung zu verlängern: Der Kunde sieht 60 Minuten, der Raum bleibt länger belegt. Der nächste Start muss trotzdem auf einen Rasterpunkt fallen. Ist die Belegungszeit des Raums kein Vielfaches des Intervalls, hinterlässt jeder Termin einen Rest, den niemand bucht.
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Puffer nach der Sitzung | Startintervall | 60-Min.-Sitzung belegt | 90-Min.-Sitzung belegt | Rest nach jeder Sitzung |
|---|---|---|---|---|
| 15 Min. | 30 Min. | 75 Min. | 105 Min. | 15 Min. ohne Kunde |
| 15 Min. | 15 Min. | 75 Min. | 105 Min. | keiner |
| 30 Min. | 30 Min. | 90 Min. | 120 Min. | keiner, dafür längere Pause |
| 10 Min. | 15 Min. | 70 Min. | 100 Min. | 5 Min. ohne Kunde |
Die Tabelle geht davon aus, dass Termine auf Rasterpunkten beginnen und es keinen eigenen Puffer vor der Sitzung gibt. Die zweite und dritte Einstellung schließen den Tag sauber ab. Die erste verliert nach jedem Termin 15 Minuten: Bei fünf Sitzungen am Tag sind das 75 Minuten, so viel, wie eine weitere 60-Minuten-Sitzung mit Puffer belegt. Lege den Puffer nach der tatsächlichen Arbeit fest und wähle das Intervall passend dazu, nicht umgekehrt. Den Unterschied zwischen Leistungsdauer und Startabstand erklärt unser Leitfaden zu Buchungsintervallen.
Das Hilfecenter von Arketa beschreibt, dass ein Puffer Zeit im Kalender blockiert, während Kunden nur die Termindauer sehen. Im Beispiel einer 60-Minuten-Sitzung mit 15 Minuten Puffer danach und 30-Minuten-Intervall liegt der nächste buchbare Start 90 Minuten nach dem ersten. Sie beschreibt ein anderes Werkzeug, nicht Meetlead. Arketa: Puffer zwischen Terminen.
Ein Raum, zwei Angebote, eine Menge
Die Sitzungen mit 60 und 90 Minuten nutzen dieselbe Liege, denselben Raum und dieselbe Person. Bekommt jedes Angebot eine eigene Verfügbarkeit, zeigt der Kalender zweimal 14:00 Uhr als frei, obwohl es nur einen Raum gibt. Verbinde beide Angebote mit einer gemeinsamen Menge mit der Kapazität einer Einheit. Eine um 14:00 Uhr gebuchte 90-Minuten-Sitzung blockiert dann auch das kürzere Angebot für Massage und Puffer.
Die Menge bildet die engste Grenze ab. Hast du zwei Räume, arbeitest aber allein, bleibt die Kapazität bei eins. Ein Team aus mehreren Therapeuten mit eigenen Dienstplänen ist ein anderes Thema, das wir beim Teamplan im Beauty-Salon behandeln. Einen Schritt-für-Schritt-Test konkurrierender Angebote findest du im Leitfaden Doppelbuchungen vermeiden.
Trage telefonisch vereinbarte Termine in denselben Kalender ein und halte dich an dasselbe Startraster. Eine Massage, die bei 15-Minuten-Intervall um 11:10 Uhr eingetragen wird, erzeugt selbst einen Rest, den das Formular nie füllt. In Meetlead wird die Kapazität der Menge beim Speichern einer Buchung erneut geprüft, allerdings nur für Termine, die tatsächlich im System stehen.
Neukunden: Vorlauf und Entscheidung vor dem ersten Termin
Stammkunden können für morgen früh buchen, weil du weißt, was sie brauchen. Bei neuen Personen möchtest du vielleicht Zeit, die Anfrage zu lesen oder kurz anzurufen. Das System erkennt nicht von selbst, wer zum ersten Mal kommt, also löst du das über ein Angebot: Lege „Erster Termin: Massage 90 Min.“ mit längerem Mindestvorlauf an als bei den Sitzungen für Stammkunden. Verbinde alle Angebote mit derselben Menge für den Raum.
Erwäge für den ersten Termin die manuelle Bestätigung: Der Kunde sendet eine Anfrage, du bestätigst die Uhrzeit nach der Prüfung. Im Angebot legst du fest, nach welcher Zeit eine unbeantwortete Anfrage verfällt, also schreib in die Beschreibung, wie schnell du antwortest. Das ist eine Absprache, keine Sperre: Neukunden können trotzdem ein reguläres Angebot wählen. Taucht ein unbekannter Name im Kalender auf, ruf vor dem Termin an. Wie du die Stundenzahl festlegst, zeigt unser Leitfaden zum Mindestvorlauf bei Buchungen.
Erster Termin: Massage 90 Min. Deine Buchung muss von uns bestätigt werden. Wir antworten werktags innerhalb von [Zahl] Stunden. Warst du schon bei uns, wähle eine reguläre Sitzung mit 60 oder 90 Minuten.
Wenige Kundendaten vor dem ersten Termin
Für eine Massagebuchung genügen Name, E-Mail-Adresse für die Bestätigung und meist eine Telefonnummer für Änderungen. Im Meetlead-Formular kannst du Telefon, Firma und Anmerkungen als Pflichtfeld, optional oder ausgeblendet markieren. Blende das Firmenfeld aus, es sei denn, du verkaufst Sitzungen an Arbeitgeber. Lass Anmerkungen optional oder blende sie aus, wenn du sie nicht regelmäßig lesen willst.
Erhebe im Buchungsformular keine Gesundheitsanamnese. Fragen nach Erkrankungen, Schwangerschaft, Medikamenten oder Verletzungen offenbaren Gesundheitsdaten, die die DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten zählt; in der Schweiz gelten sie nach dem DSG als besonders schützenswert. Besprich sie vor Ort vor Beginn der Sitzung. Wie du Felder generell auswählst, beschreibt unser Leitfaden zu Daten im Buchungsformular. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Vor deiner ersten Sitzung fragen wir vor Ort nach Gegenanzeigen und deinem Befinden. Bitte trage keine Gesundheitsangaben in die Anmerkungen zur Buchung ein. Wenn du vorher etwas klären möchtest, ruf uns unter [Nummer] an. Komm bitte 10 Minuten vor Beginn, denn der nächste Termin startet planmäßig.
Art. 9 Abs. 1 DSGVO nennt Gesundheitsdaten unter den besonderen Kategorien, deren Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist; Ausnahmen regelt Art. 9 Abs. 2. Art. 5 Abs. 1 lit. c verlangt, Daten auf das notwendige Maß zu beschränken. Die DSGVO gilt seit dem 25. Mai 2018. Der Text entscheidet nicht, welche Ausnahme für eine bestimmte Praxis greift. DSGVO auf EUR-Lex.
Den Plan vor der Veröffentlichung testen
- Einen Tag auf Papier skizzieren.Trage Arbeitsfenster, die Sitzungen mit 60 und 90 Minuten samt Puffer und die Rasterpunkte ein. Jeder Termin mit Puffer sollte genau am nächsten Startpunkt enden.
- Eine 90-Minuten-Sitzung zur ersten Uhrzeit buchen.Prüfe, ob der nächste freie Start in beiden Angeboten dem Sitzungsende plus Puffer entspricht, ohne zusätzlichen Rest.
- Das konkurrierende Angebot prüfen.Solange die 90-Minuten-Sitzung gebucht ist, darf das kürzere Angebot keinen Start während Massage oder Puffer zeigen.
- Das Tagesende prüfen.Der letzte Start einer 90-Minuten-Sitzung liegt früher als der einer 60-Minuten-Sitzung. Bleibt das Fensterende regelmäßig leer, verschiebe die Schließzeit oder halte es für die kürzere Sitzung frei.
- Den Weg eines Neukunden durchgehen.Buche einen ersten Termin auf dem Smartphone und prüfe Vorlauf, Anfragenachricht und Formularfelder. Storniere die Testbuchungen, damit sie den Raum nicht blockieren.
Vergleiche den Kalender nach den ersten Wochen mit der Praxis. Reicht die Pause, um die Liege vorzubereiten? Fragen Kunden nach Uhrzeiten, die sie nicht sehen? Ändere immer nur eine Zahl, denn wenn du Puffer, Intervall und Fenster gleichzeitig anpasst, erkennst du nicht, was gewirkt hat.
Fragen zur Buchung von Massageterminen
Kann ich auf den Puffer verzichten und die Sitzung einfach auf 75 Minuten stellen? Technisch ja, aber Kunden sehen dann 75 Minuten und erwarten womöglich eine längere Massage. Der Puffer trennt die Zeit, die der Kunde bezahlt, von der Zeit, die der Raum braucht.
Was tun, wenn ein Kunde nicht erscheint? Meetlead Buchungen nimmt keine Zahlungen entgegen und berechnet daher keine Ausfallgebühr. Lege deine Regeln für Absagen und Verspätungen in Buchungsbedingungen fest, etwa mit unserem Leitfaden zu Regeln für Online-Buchungen. Sagt ein Kunde rechtzeitig ab, storniere die Buchung im Panel, dann kehrt die Zeit in die Menge des Raums zurück.
