Einen Termin mit Geschenkgutschein zu buchen, umfasst zwei getrennte Dinge, auch wenn der Kunde beides in einem Schritt erledigt. Der Gutschein beantwortet, wofür jemand bereits bezahlt hat und unter welchen Bedingungen. Die Buchung legt fest, wann dein Team die Leistung erbringt und wer dafür zuständig ist. Fallen beide Entscheidungen gleichzeitig, landen im Kalender Termine, die der jeweilige Gutschein gar nicht abdeckt.
Dieser Leitfaden zeigt den Ablauf der Einlösung: welches Angebot du Gutscheininhabern freigibst, wie du den Umfang beschreibst, wo der Kunde die Nummer angibt und wann ein Termin als bestätigt gilt. Die Beispiele beziehen sich auf ein fiktives Massagestudio, der Aufbau passt aber genauso zu einem Salon, einer Tanzschule oder einer Kartbahn. Den Verkauf von Gutscheinen und die technische Verwaltung ihrer Codes behandeln wir hier nicht.
Der Gutschein sagt was, die Buchung sagt wann
Bevor du Buchungen freischaltest, lege drei Punkte fest, die du bei jedem Gutschein prüfst: für welche Leistung oder welchen Betrag er gilt, bis wann er laut Verkaufsbedingungen gültig ist und ob er bereits eingelöst wurde. Erst danach ergibt ein Termin im Kalender Sinn. Der Kunde sieht meist nur einen Umschlag mit dem Namen einer Leistung, die Rezeption muss dagegen wissen, ob dieser Name noch zum aktuellen Angebot passt.
Schwierig wird es, wenn die Terminwahl als Beweis gilt, dass der Gutschein angenommen wurde. Ein Kunde bucht 90 Minuten, obwohl das Geschenk 60 umfasste, oder wählt eine Leistung, die das Studio nicht mehr anbietet. Dann muss dein Team einen Termin zurückziehen, der bereits bestätigt aussieht. Besser ist es, wenn das Formular von Anfang an eine Bitte um Einlösung erfasst und kein fertiges Versprechen.
Die Shopify-Dokumentation beschreibt das Einlösen einer Geschenkkarte als Eingabe ihres Codes an der Kasse, wobei das Restguthaben für mehrere Bestellungen genutzt werden kann. Das zeigt die Zahlungsabwicklung im Onlinehandel und ist keine Vorlage für die Verbindung eines Gutscheins mit einem Termin. Shopify Help Center.
Bei Leistungen mit festem Termin ersetzt ein Gutscheincode oder eine Nummer nicht die Entscheidung über Umfang und Zeit. Meldet ein Kunde, dass der Gutschein abgelehnt wurde oder das Guthaben nicht stimmt, ist das ein eigenes Problem, das wir im Leitfaden zum Geschenkgutschein, der nicht funktioniert, behandeln.
Lege fest, welche Angebote mit Gutschein einlösbar sind
Schreibe alle Gutscheinarten auf, die du verkaufst oder verkauft hast, und ordne jeder ein Angebot im Kalender zu. Ein Gutschein für eine bestimmte Leistung führt zu genau einem Angebot. Ein Wertgutschein kann mehrere Leistungen abdecken, also entscheide, welche der Kunde selbst wählen darf und welche ein Gespräch brauchen. Notiere die Bezeichnungen der letzten Saison neben den neuen, denn der Kunde nennt den Namen, der auf seinem Geschenk steht.
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Gutscheinart | Angebot im Kalender | Vor der Bestätigung prüfen |
|---|---|---|
| Entspannungsmassage 60 Min. | Gutscheineinlösung: Massage 60 Min. | Gutscheinnummer und Gültigkeitsdatum |
| Wertgutschein | Einlösung Wertgutschein | Gewählte Leistung und mögliche Zuzahlung |
| Massage zu zweit | Gutscheineinlösung: Termin für zwei Personen | Zwei Behandlungsräume gleichzeitig frei |
| Eingestellte Leistung | Keine Selbstbuchung | Ersatz im Gespräch vereinbart |
Ein eigenes Angebot für Gutscheininhaber hat einen praktischen Vorteil: Du kannst andere Bestätigungsregeln festlegen als für einen normalen Termin und siehst im Kalender sofort, welche Zeiten noch geprüft werden müssen. Dauer, Puffer und Räume stellst du genauso ein wie bei einer regulären Leistung; wie du sie realistisch planst, zeigt der Leitfaden zur Online-Terminbuchung im Beauty-Salon.
Leistungsumfang und Zuzahlung ohne Missverständnisse
Schreibe in die Angebotsbeschreibung klar, was die Einlösung umfasst: Dauer der Leistung, Anzahl der Personen und Extras. Gilt der Gutschein für eine Person und möchte der Kunde mit Begleitung kommen, ist die zweite Person eine normale Buchung und kein Teil des Geschenks. Beim Wertgutschein nennst du die Leistungen, deren Wert in den Betrag passt, und jene, für die vor Ort eine Zuzahlung fällig wird.
Der im Angebot angezeigte Preis dient der Information, also stelle ihn als Wert der Leistung dar und nicht als Betrag, den der Gutscheininhaber zahlen muss. Sind mehrere Personen oder mehrere Geräte beteiligt, wähle die Preiseinheit nach den Regeln aus dem Leitfaden Preis pro Person oder Buchung. So erkennt der Kunde sofort, ob sein Gutschein alles abdeckt oder nur einen Teil.
Wo der Kunde die Gutscheinnummer angibt
Dein Buchungsformular sollte die Gutscheinnummer in einem Feld abfragen, das sich nicht überspringen lässt. In Meetlead Buchungen kannst du das Anmerkungsfeld für ein bestimmtes Angebot als Pflichtfeld festlegen und in der Beschreibung um die Nummer und den Namen der Person bitten, die das Geschenk gekauft hat. Meetlead verkauft keine Gutscheine und prüft ihre Codes nicht, deshalb gleicht dein Team die Nummer mit den eigenen Verkaufsdaten ab.
„Über dieses Angebot löst du einen Gutschein für eine 60-minütige Massage ein. Trage die Gutscheinnummer im Anmerkungsfeld ein. Wir bestätigen den Termin, nachdem wir die Gültigkeit geprüft haben; bis dahin wartet deine Buchung auf eine Entscheidung. Eine Zuzahlung für eine längere Leistung begleichst du vor Ort.“
Verlange im Formular kein Foto des ganzen Gutscheins, wenn die Nummer genügt. Weniger Daten bedeuten weniger Abschreibfehler und weniger Informationen, die du speichern musst. Kennt der Kunde die Nummer nicht, weil der Gutschein ohne Code im Umschlag lag, schlage den Kontakt per Chat vor, statt im Anmerkungsfeld raten zu lassen.
Bestätigung erst nach Prüfung des Gutscheins
Aktiviere für das Einlöseangebot die manuelle Bestätigung und lege eine Entscheidungsfrist fest. Eine Anfrage ist dann kein bestätigter Termin, bis jemand aus deinem Team die Nummer geprüft und den Termin angenommen hat. Wer die Prüfung übernimmt, wie lange die Entscheidung dauern darf und was nach Ablauf der Frist passiert, beschreibt der Leitfaden zum manuellen Bestätigen von Buchungen.
- Gutschein in den Verkaufsdaten finden.Vergleiche die Nummer aus dem Anmerkungsfeld mit deiner Liste verkaufter Gutscheine und prüfe, ob sie schon als eingelöst markiert ist.
- Gültigkeit und Umfang prüfen.Stelle sicher, dass der Termin im Zeitraum der Gutscheinbedingungen liegt und das gewählte Angebot zur Leistung oder zum Betrag passt.
- Bestätigen oder Änderung vorschlagen.Passt alles, nimm die Buchung an. Gibt es Abweichungen, lehne sie mit einer kurzen Erklärung ab und nenne das passende Angebot.
- Gutschein in den Unterlagen markieren.Vermerke das Termindatum beim Gutschein, damit dieselbe Nummer bei einer anderen Anfrage nicht ein zweites Mal angenommen wird.
Den letzten Schritt erledigst du außerhalb des Buchungssystems, dort, wo du den Gutscheinverkauf führst. Lege fest, wer ihn übernimmt, denn genau dieser Schritt verhindert eine doppelte Einlösung. Sagt der Kunde den Termin ab, setze den Gutscheinstatus nach denselben Regeln zurück.
Die Anfragewelle nach den Feiertagen
Verkaufst du Gutscheine vor den Feiertagen, können sich Einlöseanfragen in den ersten Wochen danach und kurz vor Ablauf der Gültigkeit häufen. Prüfe in deinen eigenen Verkaufsdaten, wann die Gutscheine ablaufen, und bereite dich vor, bevor die ersten Anfragen im Kalender landen. Die folgende Liste bezieht sich auf ein fiktives Massagestudio und ist ein Ausgangspunkt, kein fertiges Verfahren für jede Branche.
- Jede verkaufte Gutscheinart hat ein zugeordnetes Angebot oder die Regel „nur nach Gespräch“.
- Das Einlöseangebot nutzt manuelle Bestätigung und ein Pflichtfeld für die Nummer.
- Für die Prüfung der Anfragen gibt es eine Vertretung an freien Tagen und im Urlaub.
- Die Person, die Termine bestätigt, hat Zugriff auf deine Gutscheinliste.
- Zwei Nachrichten liegen bereit: Bestätigung der Einlösung und Absage mit Vorschlag für ein anderes Angebot.
Vergibst du einen Teil der Zeiten an Gutscheininhaber und einen Teil an reguläre Kunden, teile den Kalender nicht starr auf. Angebote, die denselben Raum nutzen, sollten seine Verfügbarkeit gemeinsam verwenden, damit eine Gutscheineinlösung keine Stunde belegt, die schon an jemand anderen vergeben ist. Nach der Bestätigung behandelst du den Termin wie jeden anderen, auch bei der Terminerinnerung.
Fragen zur Gutscheineinlösung
Kann das Buchungsformular selbst prüfen, ob ein Gutschein gültig ist? In Meetlead nicht: Buchungen verkauft und validiert keine Gutscheine, und der Preis im Angebot ist eine Information, keine Zahlung. Du fragst die Nummer in einem Pflichtfeld ab, und die Person, die den Termin bestätigt, prüft die Gültigkeit. Brauchst du eine automatische Codeprüfung, muss sie aus dem System kommen, in dem du die Gutscheine verkaufst.
Was antwortest du, wenn jemand einen abgelaufenen Gutschein einlösen möchte? Prüfe die Bedingungen, unter denen der Gutschein verkauft wurde, und gib den Fall an die Person weiter, die über Ausnahmen entscheidet. Bestätige keinen Termin, bevor diese Entscheidung gefallen ist. Die rechtlichen Folgen abgelaufener Gutscheine hängen von den Umständen des Verkaufs ab; dieser Text ist keine Rechtsberatung.
