Voucher prezentowy i rezerwacja wizyty to dwie różne sprawy, choć klient załatwia je w jednym kroku. Voucher odpowiada na pytanie, za co ktoś już zapłacił i na jakich warunkach. Rezerwacja ustala, kiedy zespół wykona usługę i kto będzie za nią odpowiadał. Gdy obie decyzje zapadają naraz, w kalendarzu pojawiają się wizyty, których nie da się zrealizować z danego vouchera.
Ten poradnik pokazuje przepływ realizacji: którą ofertę udostępnić posiadaczom voucherów, jak opisać zakres, gdzie klient poda numer i kiedy termin staje się potwierdzony. Przykłady dotyczą fikcyjnego studia masażu, ale ten sam układ sprawdzi się w salonie, szkole tańca czy na torze kartingowym. Nie opisujemy tu sprzedaży voucherów ani technicznej obsługi ich kodów.
Voucher mówi „co”, rezerwacja mówi „kiedy”
Zanim otworzysz zapisy, nazwij trzy rzeczy, które sprawdzasz przy każdym voucherze: jakiej usługi lub kwoty dotyczy, do kiedy obowiązuje według warunków sprzedaży i czy nie został już wykorzystany. Dopiero po tych odpowiedziach termin w kalendarzu ma sens. Klient widzi zwykle tylko kopertę z nazwą usługi, a recepcja musi wiedzieć, czy ta nazwa odpowiada obecnej ofercie.
Kłopot zaczyna się, gdy wybór daty traktowany jest jako dowód, że voucher został przyjęty. Klient zapisuje się na 90 minut, choć prezent obejmował 60, albo wybiera usługę, której studio już nie wykonuje. Wtedy zespół musi wycofać wizytę, która wygląda na potwierdzoną. Lepiej, by formularz od początku zbierał prośbę o realizację, a nie gotową obietnicę.
Dokumentacja Shopify opisuje realizację karty podarunkowej jako wpisanie jej kodu przy płatności w sklepie, z możliwością wykorzystania salda w kilku zamówieniach. To przykład obsługi płatności w e-commerce, a nie wzór łączenia vouchera z terminem wizyty. Shopify Help Center.
W usługach z terminem kod lub numer vouchera nie zastępuje decyzji o zakresie i czasie. Gdy klient zgłasza, że voucher odrzucono albo saldo się nie zgadza, to osobny problem, który rozpisujemy w poradniku voucher prezentowy nie działa.
Wskaż oferty, które można zrealizować voucherem
Spisz wszystkie rodzaje voucherów, które sprzedajesz i które wciąż są w obiegu, i przypisz każdemu ofertę z kalendarza. Voucher na konkretną usługę prowadzi do jednej oferty. Voucher kwotowy może obejmować kilka usług, więc ustal, które z nich klient wybiera sam, a które wymagają rozmowy. Stare nazwy z poprzedniego sezonu zapisz obok nowych, bo klient poda tę, którą widzi na prezencie.
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Rodzaj vouchera | Oferta w kalendarzu | Co ustalić przed potwierdzeniem |
|---|---|---|
| Masaż relaksacyjny 60 min | Realizacja vouchera: masaż 60 min | Numer vouchera i datę ważności |
| Voucher kwotowy | Realizacja vouchera kwotowego | Wybraną usługę i ewentualną dopłatę |
| Masaż dla dwojga | Realizacja vouchera: wizyta dla dwóch osób | Dostępność dwóch stanowisk naraz |
| Usługa wycofana z oferty | Brak samodzielnego zapisu | Zamiennik uzgodniony w rozmowie |
Osobna oferta dla posiadaczy voucherów ma praktyczną zaletę: możesz nadać jej inne zasady potwierdzania niż zwykłej wizycie i od razu widzisz w kalendarzu, które terminy wymagają sprawdzenia. Czas trwania, bufory i stanowiska ustawiasz tak samo jak dla zwykłej usługi; jak policzyć je realistycznie, opisuje poradnik o rezerwacjach online w salonie beauty.
Zakres usługi i dopłata bez niedomówień
W opisie oferty napisz wprost, co obejmuje realizacja: długość usługi, liczbę osób i elementy dodatkowe. Jeśli voucher dotyczy jednej osoby, a klient chce przyjść z partnerem, to druga osoba jest zwykłą rezerwacją, nie częścią prezentu. Przy voucherze kwotowym nazwij usługi, których wartość mieści się w kwocie, i te, które wymagają dopłaty na miejscu.
Cena widoczna w ofercie ma znaczenie informacyjne, więc opisz ją jako wartość usługi, a nie kwotę do zapłaty przez osobę z voucherem. Gdy w grę wchodzi kilka osób albo kilka sztuk sprzętu, jednostkę ceny ustaw według zasad z poradnika cena za osobę czy za rezerwację. Dzięki temu klient od razu widzi, czy jego voucher pokrywa całość, czy tylko część.
Gdzie klient podaje numer vouchera
Formularz rezerwacji powinien zebrać numer vouchera w polu, którego nie da się pominąć. W Rezerwacjach Meetlead możesz ustawić pole uwag jako wymagane w danej ofercie i w opisie poprosić o numer oraz nazwisko osoby, która kupiła prezent. Meetlead nie sprzedaje voucherów i nie sprawdza ich kodów, dlatego zgodność numeru z rejestrem sprzedaży weryfikuje twój zespół.
„Ta oferta służy do realizacji vouchera na masaż 60 min. W polu uwag wpisz numer vouchera. Termin potwierdzimy po sprawdzeniu ważności; do tego czasu rezerwacja oczekuje na decyzję. Dopłatę za dłuższą usługę uregulujesz na miejscu.”
Nie proś w formularzu o zdjęcie całego vouchera, jeśli wystarczy numer. Mniej danych to mniej pomyłek przy przepisywaniu i mniej informacji do przechowywania. Jeśli klient nie zna numeru, bo voucher dostał w kopercie bez kodu, zaproponuj kontakt przez czat zamiast zgadywania w polu uwag.
Potwierdzenie dopiero po sprawdzeniu vouchera
Dla oferty realizacji ustaw ręczne zatwierdzanie i czas na decyzję. Zgłoszenie nie jest wtedy potwierdzoną wizytą, dopóki ktoś z zespołu nie sprawdzi numeru i nie zaakceptuje terminu. Kto ma dyżur, jak długo może trwać decyzja i co się dzieje po jej upływie, opisuje poradnik o ręcznym zatwierdzaniu rezerwacji.
- Znajdź voucher w rejestrze sprzedaży.Porównaj numer z polem uwag z własną listą sprzedanych voucherów i sprawdź, czy nie został już oznaczony jako wykorzystany.
- Sprawdź ważność i zakres.Upewnij się, że data wizyty mieści się w terminie z warunków vouchera, a wybrana oferta odpowiada usłudze lub kwocie.
- Zatwierdź albo zaproponuj zmianę.Przy zgodności zaakceptuj rezerwację. Przy rozbieżności odrzuć ją z krótkim wyjaśnieniem i propozycją właściwej oferty.
- Oznacz voucher w rejestrze.Zapisz przy voucherze datę wizyty, aby ten sam numer nie został przyjęty drugi raz przy innym zgłoszeniu.
Ostatni krok wykonujesz poza systemem rezerwacji, w miejscu, gdzie prowadzisz sprzedaż voucherów. Ustal, kto go wykonuje, bo to on chroni przed podwójną realizacją. Gdy klient odwoła wizytę, przywróć status vouchera według tych samych zasad.
Szczyt zgłoszeń po świętach
Jeśli sprzedajesz vouchery przed świętami, zgłoszenia o realizację mogą się kumulować w pierwszych tygodniach po nich i tuż przed końcem ważności. Sprawdź we własnej sprzedaży, kiedy wygasają vouchery, i przygotuj się, zanim pierwsze zgłoszenia trafią do kalendarza. Poniższa lista dotyczy fikcyjnego studia masażu i jest punktem wyjścia, nie gotową procedurą dla każdej branży.
- Każdy sprzedany rodzaj vouchera ma przypisaną ofertę albo regułę „tylko po rozmowie”.
- Oferta realizacji ma ręczne zatwierdzanie i wymagane pole uwag na numer.
- Dyżur sprawdzania zgłoszeń ma zastępstwo na dni wolne i urlopy.
- Rejestr voucherów jest dostępny dla osoby, która zatwierdza terminy.
- Gotowe są dwa komunikaty: potwierdzenie realizacji i odmowa z propozycją innej oferty.
Jeśli część terminów przyjmujesz dla posiadaczy voucherów, a część dla zwykłych klientów, nie dziel kalendarza na sztywno. Oferty korzystające z tego samego stanowiska powinny dzielić jego dostępność, żeby realizacja vouchera nie zajęła godziny już sprzedanej komuś innemu. Po potwierdzeniu traktuj wizytę jak każdą inną, także jeśli chodzi o przypomnienie o wizycie.
Pytania o realizację vouchera
Czy formularz rezerwacji może sam sprawdzić, czy voucher jest ważny? W Meetlead nie: Rezerwacje nie sprzedają ani nie walidują voucherów, a cena w ofercie jest informacją, nie płatnością. Numer zbierasz w wymaganym polu, a ważność sprawdza osoba zatwierdzająca termin. Jeśli potrzebujesz automatycznej walidacji kodów, musi ją zapewnić system, w którym sprzedajesz vouchery.
Co odpowiedzieć, gdy klient chce zrealizować voucher po terminie ważności? Sprawdź warunki, na jakich voucher został sprzedany, i przekaż sprawę osobie, która podejmuje decyzje o wyjątkach. Nie potwierdzaj terminu, dopóki ta decyzja nie zapadnie. Skutki prawne przeterminowanych voucherów zależą od okoliczności sprzedaży; ten tekst nie jest poradą prawną.
