Die Reservierung einer Weihnachtsfeier im Restaurant für eine Gruppe entlastet dein Telefon nur, wenn der Kalender weiß, wie viele Gäste an die Tische passen, wie lange sie bleiben und wann die Küche Bestellungen annimmt. Sonst verkauft das Formular denselben Tisch doppelt oder blockiert ihn für eine leere Stunde. Dieser Leitfaden richtet sich an Betriebe, die Reservierungen über die eigene Website und Instagram selbst annehmen, ohne Vermittlungsplattform.
Die Beispiele beziehen sich auf ein fiktives Bistro mit vierzehn Tischen. Zeiten und Puffer sind Illustrationen und keine Branchennorm; miss sie in deinem eigenen Gastraum. Tischplan, Anzahlungen und Wartelisten lassen wir weg. Es geht um eine Einrichtung, die sich in einem gängigen Online-Buchungssystem umsetzen lässt.
Tische oder Platzkontingent: die Grundlage für jede Gruppenanfrage
Entscheide zuerst, was du verkaufst: bestimmte Tische oder Plätze im Raum. Im Tischmodell sind Zweier- und Vierertische eigene Typen mit Stückzahl und Personenzahl pro Tisch. Gäste wählen, wie viele Tische welches Typs sie brauchen, und das System prüft, dass die Gruppe deren Kapazität nicht überschreitet. Ein Platzkontingent zählt nur Personen: Bei 40 Plätzen nimmt es zehn Viererbuchungen an, ohne zu prüfen, ob du sie wirklich setzen kannst.
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| Modell | Passt, wenn | Worauf achten |
|---|---|---|
| Tische mit Kapazität | Feste Aufstellung mit Tischen verschiedener Größe | Gäste müssen die Wahl des Tischtyps verstehen |
| Platzkontingent | Lange Tafeln, Theke, leicht verbindbare Tische | Die Platzsumme garantiert keinen gemeinsamen Tisch |
Das fiktive Bistro hat acht Zweier- und sechs Vierertische und wählt deshalb das Tischmodell. Ein Lokal mit langen Tafeln im Garten kann beim Platzkontingent bleiben. Ein separater Raum für eine geschlossene Feier ist wieder ein anderer Fall, denn dort buchst du den ganzen Raum; dieses Modell beschreibt der Leitfaden zum Buchen eines Besprechungsraums.
Die Verweildauer hängt von der Gruppengröße ab
Ein Paar beim Abendessen gibt den Tisch früher frei als sechs Personen mit Dessert und Kaffee. Die Dauer ist eine Einstellung des Angebots, deshalb legst du statt eines Angebots „Tisch“ mehrere an, die sich in Länge und Beschreibung unterscheiden. Ein Puffer nach der Buchung lässt Zeit zum Abräumen und Eindecken. Gäste sehen ihn nicht, aber der Tisch bleibt in dieser Zeit belegt.
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| Angebot | Verweildauer | Puffer danach | Bestätigung |
|---|---|---|---|
| Tisch für 1 bis 4 Personen | 90 Min. | 15 Min. | Automatisch |
| Tisch für 5 bis 8 Personen | 120 Min. | 15 Min. | Automatisch |
| Gruppe ab 9 Personen | 180 Min. | 30 Min. | Manuell |
Miss deine eigenen Werte zwei Wochen lang, indem du notierst, wann Gäste Platz nehmen und wann der Tisch wieder frei ist. Das System erzwingt keine Mindestpersonenzahl pro Angebot, also gehört die Spanne in Name und Beschreibung. Alle drei Angebote müssen dasselbe Tischkontingent nutzen, sonst verringert eine große Gruppenbuchung die Verfügbarkeit für Paare nicht. Wie du das testest, zeigt der Leitfaden zum Vermeiden von Doppelbuchungen.
Mittagstisch, Abendservice und Feiertage im gemeinsamen Kontingent
Mittag- und Abendservice unterscheiden sich in Zeiten, Verweildauer und oft im Preis, nutzen aber dieselben Tische. Richte jeden Service als eigenes Angebot mit eigenem Zeitplan ein und verbinde es mit demselben Kontingent. Ein Mittagessen, das bis 15:30 Uhr dauert, blockiert den Tisch dann weiterhin für ein frühes Abendessen.
- Küchenzeiten festlegen.Trage die Zeiten ein, in denen Gäste ein Essen beginnen können, nicht die Öffnungszeiten. Nimmt die Küche die letzten Bestellungen um 21:30 Uhr an, setze den letzten Start für das Abendessen früher.
- Startintervall wählen.Ein Intervall von 15 oder 30 Minuten bestimmt, wie viele Startzeiten Gäste sehen. Ein kürzeres Intervall bietet mehr Auswahl, hinterlässt aber leichter kurze, unverkaufte Lücken zwischen Buchungen.
- Angebote mit dem Kontingent verbinden.Lege die Angebote für Mittag und Abend auf dem Kontingent des bestehenden Tischangebots an, mit denselben Tischtypen und Stückzahlen.
- Ausnahmen für besondere Tage eintragen.Heiligabend, Silvester oder eine geschlossene Gesellschaft sind Ausnahmen im Zeitplan. Trage sie in jedem Angebot ein, das das Kontingent nutzt, denn eine Ausnahme gehört zu genau einem Angebot.
Der letzte Schritt wird am leichtesten übersehen: Ein geschlossener Abendservice am 24. Dezember schließt das Mittagsangebot dieses Tages nicht mit. Bereite die Daten vor der Saison mit dem Leitfaden zu Ausnahmen im Buchungskalender vor und prüfe sie im Formular aus Gästesicht.
Weihnachtsfeiern und große Gruppen per manueller Bestätigung
Eine Firmen-Weihnachtsfeier mit zwölf Personen an einem Freitag im Dezember belegt mehrere Tische, braucht ein abgestimmtes Menü und oft zusätzliches Personal. Bestätige eine solche Anfrage nicht automatisch. Ein Angebot „Gruppe ab 9 Personen“ mit manueller Bestätigung nimmt sie als offen an, und dein Team entscheidet nach einem Blick auf Raum und Küche. Eine offene Anfrage belegt bereits Kapazität und verfällt, wenn niemand vor der eingestellten Frist oder vor Beginn der Buchung entscheidet. Zuständigkeit und Frist beschreibt der Leitfaden zum manuellen Bestätigen von Buchungen.
- Datum und Startzeit sowie der Hinweis, ob die Uhrzeit flexibel ist
- Personenzahl und eine Kontaktperson mit Telefon und E-Mail
- Firmenname, wenn ein Unternehmen die Feier bestellt
- Das gewählte Menüpaket oder der Hinweis, dass die Gruppe à la carte bestellt
- Anzahl vegetarischer, veganer und Portionen ohne bestimmte Zutaten
Das Formular hat feste Felder: Name, E-Mail, Telefon, Firma und Anmerkungen, und jedes stellst du auf ausgeblendet, optional oder Pflicht. Menüpaket und Ernährungswünsche haben keine eigenen Felder, deshalb machst du die Anmerkungen im Gruppenangebot zur Pflicht und gibst in der Beschreibung ein Muster vor: „Menü B, 12 Personen, davon 2 vegetarisch und 1 glutenfrei“. Beschreibe die Pakete im Angebot mit einem Richtpreis; die Zahlung vereinbarst du außerhalb des Formulars.
Das Anfrageformular von visitBerlin für Firmen-Weihnachtsfeiern fragt nach Datum, gewünschter Startzeit, Personenzahl, Catering-Auswahl und Anmerkungen. Es zeigt, welche Angaben ein anderer Anbieter erfasst, belegt aber nicht, dass diese Felder für jedes Lokal genügen.
Ernährung und Allergien: nach Portionen fragen, nicht nach Gesundheit
Die Küche muss wissen, wie viele Portionen ohne eine bestimmte Zutat sie zubereitet, nicht welcher Gast welche Erkrankung hat. Bitte die organisierende Person um Zahlen zum Menüpaket, ohne Namen der Teilnehmenden. Ist eine Allergie ernst, kläre die Einzelheiten vor der Bestätigung im Gespräch mit der Küche, statt sie im Anmerkungsfeld zu sammeln. Lege auch fest, wer die Anmerkungen aus der Buchung in den Küchenauftrag überträgt.
Die DSGVO, anwendbar seit dem 25. Mai 2018, verlangt, Daten auf das für den Zweck notwendige Maß zu beschränken (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c), und zählt Gesundheitsdaten zu den besonderen Kategorien (Art. 9 Abs. 1). Ob ein bestimmter Ernährungshinweis ein Gesundheitsdatum ist, entscheidet die Verordnung nicht. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Telefon, Website und Instagram in einem Kalender
Telefonische Reservierungen müssen dieselben Tische belegen wie Buchungen aus dem Formular. Steht sie nur im Reservierungsbuch auf Papier, zeigt das Formular den Tisch weiter als frei. Im Panel trägst du die Buchung von Hand ein, im selben Kalender und im selben Kontingent. Die Reihenfolge der Fragen im Gespräch beschreibt der Leitfaden zu Telefonbuchungen im Kalender.
Auf Instagram brauchst du keinen Vermittler: Setze den öffentlichen Formularlink in den Linkbereich deines Profils, und der Leitfaden zum Teilen des Buchungslinks hilft bei der Beschriftung. Fragt jemand per Direktnachricht nach der Terrasse für fünfzehn Personen, verweise auf das Gruppenangebot. Hat dein Workspace Zugang zu Instagram Direct, beantwortest du die Nachricht im gemeinsamen Posteingang.
Vorlage für die Bestätigung und Grenzen des Systems
In Meetlead Buchungen legst du eigene Nachrichten für eingegangene Anfrage, Bestätigung, Ablehnung, Stornierung und Ablauf fest. Bei einer Gruppe muss die erste Nachricht klar sagen, dass es eine Anfrage ist und kein bestätigter Tisch. Nenne in der Bestätigung, wann der Tisch frei sein muss, damit die Verweildauer die Gäste beim Dessert nicht überrascht.
Hallo, wir bestätigen einen Tisch für 12 Personen am Freitag von 19:00 bis 22:00 Uhr. Wir bereiten Menü B vor, davon 2 vegetarische Portionen und 1 glutenfreie. Änderungen der Personenzahl gib uns bitte spätestens zwei Tage vorher telefonisch durch. Stornierungen nehmen wir ebenfalls telefonisch an.
Kenne auch die Grenzen: Das System nimmt keine Anzahlung, führt keinen Tischplan und keine Warteliste und ist nicht mit der Kasse verbunden. Gäste können nicht selbst über einen Link stornieren; sie melden sich beim Lokal, und dein Team ändert den Status im Panel. Den vollständigen Aufbau einer solchen Nachricht zeigt der Leitfaden zur Vorlage für die Buchungsbestätigung.
Fragen zu Gruppenreservierungen im Restaurant
Kann ich Reservierungen ohne Buchungsplattform annehmen? Ja. Ein Formular auf der eigenen Website oder ein öffentlicher Link im Profil genügt, wenn der Kalender Tische, Zeiten und Ausnahmen kennt. Telefonische Reservierungen trägst du von Hand in dasselbe Kontingent ein. Eine Vermittlungsplattform kann Sichtbarkeit auf ihrer Seite bringen, ist aber keine Voraussetzung für Reservierungen.
Ab welcher Größe sollte eine Gruppe auf die Bestätigung warten? Ab der Größe, bei der du Tische zusammenstellen, ein Menü abstimmen oder Personal ergänzen musst. Im fiktiven Bistro sind das neun Personen, in einem kleineren Lokal vielleicht sechs. Schreib die Grenze in den Angebotsnamen und wende sie auch bei Anrufen an.
