Das WhatsApp Business Profil ist die Visitenkarte, die Kunden sehen, wenn sie einen Chat mit deinem Unternehmen öffnen. Fehlen dort Zeiten, Beschreibung oder Adresse, kommen immer wieder dieselben Fragen: „Habt ihr heute geöffnet?“, „Wo genau seid ihr?“, „Macht ihr auch …?“. Jede davon kostet Zeit, die jemand für ein Anliegen mit echtem Entscheidungsbedarf bräuchte. Dieser Leitfaden geht fünf Profilangaben durch, die solche Nachrichten am häufigsten ersetzen.
Kosten und die Wahl der passenden WhatsApp-Variante behandelt unser Leitfaden WhatsApp Business App oder Platform, deshalb bleiben sie hier außen vor. Wir gehen davon aus, dass du die App nutzt und das Profil grundlegende Fragen für dich beantworten soll. Die Feldnamen stammen aus dem WhatsApp-Hilfebereich und können in deiner App-Version leicht abweichen.
Fünf Angaben, die Kunden vor der ersten Nachricht prüfen
Das Unternehmensprofil in der WhatsApp-Business-App enthält öffentlich sichtbare Angaben: Name, Adresse, Kategorie, Beschreibung, E-Mail-Adresse und Website. An derselben Stelle legst du auch Geschäftszeiten und einen Katalog an. Nicht jedes Feld ist für Kunden gleich wichtig. Fünf davon beantworten Fragen, die sonst in deinem Posteingang landen würden.
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Profilangabe | Ersetzte Frage | Was du einträgst |
|---|---|---|
| Geschäftszeiten | Antwortet gerade jemand? | Die Zeiten, in denen ihr Nachrichten beantwortet |
| Beschreibung und Kategorie | Macht ihr, was ich suche? | Was du anbietest, für wen und was nicht |
| Adresse oder Einzugsgebiet | Wo seid ihr, und kommt ihr zu mir? | Adresse mit Kartenpunkt oder dein Einsatzgebiet |
| Angebot | Was kostet das ungefähr? | Die meistgefragten Leistungen und eine Preisspanne |
| Website und E-Mail | Wo finde ich Details? | Eine Unterseite, die die Profilangaben vertieft |
Laut WhatsApp-Hilfebereich kann ein vollständiges und korrektes Unternehmensprofil die Zahl der Nachrichten zu Themen wie Öffnungszeiten verringern. Wie stark die Anfragen in einem bestimmten Unternehmen sinken, steht dort nicht, also prüfe die Wirkung in deinem eigenen Posteingang. WhatsApp-Hilfebereich.
Bevor du Felder bearbeitest, sieh dir deine letzten dreißig Unterhaltungen an und markiere die Fragen, die das Profil hätte beantworten können. Diese Liste zeigt dir, womit du anfängst. Fragen die meisten Kunden nach dem Weg zu dir, solltest du nicht zuerst an der Beschreibung feilen.
Geschäftszeiten: wann jemand antwortet, nicht wann das Büro offen ist
Der WhatsApp-Hilfebereich beschreibt drei Vorlagen für Zeiten: zu ausgewählten Zeiten geöffnet, immer geöffnet und nur nach Terminvereinbarung. Wähle die Vorlage, die ehrlich zeigt, wann du antwortest. „Immer geöffnet“ ist für einen Onlineshop verlockend, doch Kunden verstehen es als Versprechen, dass auch am Sonntagabend jemand schreibt. Trifft das nicht zu, trage die echten Zeiten ein und beantworte Nachrichten außerhalb davon mit einer Abwesenheitsnachricht.
Empfängst du Kunden nur nach Termin, ist diese Vorlage ehrlicher als Öffnungszeiten, weil niemand vor einer verschlossenen Tür steht. Denk an Feiertage und Urlaub: Veraltete Zeiten schaden mehr als gar keine. Wie du Antwortzeiten außerhalb des Messengers angibst, zeigt unser Leitfaden zur Kontaktseite, und was Kunden sehen sollten, wenn niemand da ist, beschreibt der Beitrag zum Kundenservice bei Abwesenheit.
Auf der Seite zur WhatsApp-Business-App nennt Meta ein Unternehmensprofil mit hilfreichen Informationen an einem Ort sowie Begrüßungsnachrichten und Antworten, die verschickt werden, wenn das Unternehmen nicht erreichbar ist. Wie schnell Kunden eine Antwort erwarten, legt die Seite nicht fest, dieses Versprechen bestimmst du selbst. WhatsApp Business App.
Beschreibung und Kategorie: was du machst, für wen und was nicht
Die Beschreibung wird auf dem Smartphone gelesen, oft in Eile, also sollte der erste Satz sagen, was du machst und wo. Floskeln wie „professionell und mit Leidenschaft“ beantworten keine Frage. Der zweite Satz kann sagen, für wen das Angebot gedacht ist, der dritte, was du nicht machst. Gerade dieser Satz ist oft der wertvollste, weil er Anfragen stoppt, die du ohnehin ablehnen würdest.
Wir reparieren Stadträder und E-Bikes in Leipzig-Plagwitz. Kleine Reparaturen ohne Termin von Montag bis Freitag, Saisoninspektionen nach Terminbuchung. E-Scooter reparieren wir nicht. Preise und ein Reparaturformular findest du auf unserer Website.
Kategorien wählst du aus einer Liste, höchstens drei. Eigene Kategorien lassen sich nicht anlegen; passt keine genau, empfiehlt der Hilfebereich eine allgemeinere oder die Kategorie für sonstige Unternehmen. Setze an die erste Stelle die Leistung, für die dich Kunden am ehesten kennen, nicht die, die du erst ausbauen willst. Ein separates Infofeld nimmt eigenen Text oder einen vorgegebenen Status auf; nutzt du es für einen Urlaubshinweis, entferne ihn nach deiner Rückkehr.
Adresse, Einsatzgebiet und Kontaktdaten
Die Adresse kannst du aus Vorschlägen wählen, dann wird der Kartenpunkt automatisch gesetzt, oder du gibst sie von Hand ein. Kommen Kunden nie zu dir, beschreibt der Hilfebereich eine Option für Unternehmen ohne physischen Standort, bei der du stattdessen ein Einzugsgebiet festlegst. Für einen Handwerksbetrieb oder einen mobilen Service ist das die bessere Antwort als eine Firmenadresse, zu der jemand fahren könnte.
Hinweise zum Standort helfen, wenn der Eingang schwer zu finden ist, etwa „Eingang über den Hof, zweiter Stock“. Das Servicegebiet beantwortet, ob du zum Kunden fährst. In die Felder für E-Mail und Website gehören Adressen, die tatsächlich jemand liest. Statt der Startseite kannst du die Kontakt- oder Preisseite verlinken, wenn Kunden dort meistens nach Details suchen.
Angebot: Katalog, Preisspanne und Zusatzangaben
Ein Katalog im Profil zeigt Produkte oder Leistungen, ohne dass du in jedem Chat Fotos schicken musst. Du musst nicht das ganze Angebot hochladen. Beginne mit den meistgefragten Positionen, benannt in den Worten deiner Kunden und mit einem Hinweis, was im Preis enthalten ist. Bei Arbeiten nach Angebot schreib dazu, wovon der Preis abhängt, denn „Preis auf Anfrage“ allein löst dieselbe Nachricht aus wie gar keine Angabe.
Der Hilfebereich beschreibt außerdem ein Feld für die Preisspanne und einen Bereich, in dem du Zahlungsarten und Parkmöglichkeiten markierst. Das sind Kleinigkeiten, nach denen Kunden eines lokalen Geschäfts aber oft fragen. Der Kataloginhalt sollte aus den Leistungsbeschreibungen deiner Website stammen; wie du anhand bereits gestellter Fragen Lücken findest, zeigt unser Leitfaden zur Leistungsseite.
Profil und Website auf demselben Stand halten
Wer im Profil andere Zeiten sieht als auf der Website, fragt nach, welche stimmen. Abweichungen entstehen meist nach einer Änderung: Neue Preise landen auf der Website, der Katalog in der App bleibt alt. Lege deshalb eine führende Quelle fest, in der Regel die Website, und aktualisiere das Profil direkt danach.
- Angaben der Website sammeln.Notiere Antwortzeiten, Adresse, Leistungsumfang, Preise und Kontaktdaten von deiner Kontaktseite und den Leistungsseiten.
- Feld für Feld vergleichen.Öffne das Profil so, wie Kunden es sehen, und markiere jede Abweichung, auch bei der Schreibweise von Name und Adresse.
- Führende Quelle korrigieren.Liegt der Fehler auf der Website, behebe ihn zuerst dort, danach im Profil und in den übrigen Kanälen.
- Verknüpfte Konten prüfen.Ist eine Facebook-Seite oder ein Instagram-Konto mit dem Profil verknüpft, prüfe, ob die Angaben dort ebenfalls aktuell sind.
- Prüftermin festlegen.Plane eine regelmäßige Durchsicht des Profils und eine zusätzliche nach jeder Änderung von Angebot oder Geschäftszeiten.
Profile auf Facebook und Instagram brauchen dieselbe Sorgfalt; wie du diese Kanäle in einem Posteingang zusammenführst, erklärt unser Leitfaden zum Kundenservice auf Facebook und Instagram. Detailfragen wie die Vorbereitung auf einen Termin oder Reklamationsbedingungen beantwortet ein Profil trotzdem nicht. Sie gehören in Artikel auf deiner Website, auf die die Beschreibung verweist; wie du sie aufbaust, zeigt der Beitrag zu Wissensdatenbank und FAQ auf der Website.
Meetlead ist nicht mit WhatsApp verbunden und bearbeitet dein Profil in der App nicht. Mit dem Kundenservice von Meetlead kannst du aber Hilfeartikel im Widget deiner Website veröffentlichen, mit Kategorien und Sprachversionen, und Fragen, die sie nicht lösen, im Chat oder außerhalb der Teamzeiten über ein Formular entgegennehmen. Überlegst du, welcher Kanal Vorrang haben soll, hilft unser Vergleich WhatsApp Business oder Website-Chat.
Fragen zum WhatsApp-Business-Profil
Trage ich die Öffnungszeiten des Ladens oder die Antwortzeiten für Nachrichten ein? Unterscheiden sie sich, sind die Antwortzeiten wichtiger, denn das Profil sehen Menschen, die dir gleich schreiben wollen. Die Öffnungszeiten des Ladens nennst du dann in der Beschreibung oder auf der Website und kennzeichnest sie klar. Sind beide gleich, stellt sich die Frage nicht.
Warum sehe ich nicht alle hier beschriebenen Felder? Der WhatsApp-Hilfebereich weist darauf hin, dass Neuerungen bei Unternehmensprofilen getestet werden und noch nicht für jedes Konto verfügbar sein können. Aktualisiere die App und sieh erneut nach. Eine Änderung von Profilname und Profilbild über ein Meta-Verified-Abonnement wird geprüft und freigegeben, und laut Hilfebereich ist die Funktion möglicherweise nicht in allen Regionen und nicht für alle Unternehmen verfügbar.
