Profil WhatsApp Business to wizytówka, którą klient widzi po otwarciu czatu z firmą. Gdy brakuje w nim godzin, opisu albo adresu, w wiadomościach wracają te same pytania: „Czy jesteście dziś otwarci?”, „Gdzie was znaleźć?”, „Czy robicie też…?”. Każde zabiera chwilę osobie, która mogłaby zająć się sprawą wymagającą decyzji. Ten poradnik przechodzi przez pięć elementów profilu, które najczęściej zastępują takie wiadomości.
Nie omawiamy tu kosztów ani wyboru wersji komunikatora, bo to temat poradnika WhatsApp Business: aplikacja czy Platforma. Zakładamy, że korzystasz z aplikacji i chcesz, żeby profil odpowiadał za ciebie na podstawowe pytania. Nazwy pól pochodzą z Centrum pomocy WhatsApp, więc w twojej wersji aplikacji mogą wyglądać nieco inaczej.
Pięć informacji, które klient sprawdza przed pierwszą wiadomością
Profil firmy w aplikacji WhatsApp Business zawiera publicznie widoczne dane: nazwę, adres, kategorię, opis, e-mail i stronę internetową. W tym samym miejscu ustawiasz też godziny pracy i katalog. Nie każde pole ma dla klienta tę samą wartość. Pięć z nich odpowiada na pytania, które bez profilu trafiłyby do twojej skrzynki.
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Element profilu | Pytanie, które zastępuje | Co wpisać |
|---|---|---|
| Godziny pracy | Czy ktoś teraz odpisze? | Godziny, w których odpowiadacie na wiadomości |
| Opis i kategoria | Czy robicie to, czego szukam? | Co robisz, dla kogo i czego nie robisz |
| Adres lub obszar działania | Gdzie was znaleźć i czy dojedziecie? | Adres z mapą albo zasięg usług |
| Oferta | Ile mniej więcej to kosztuje? | Najczęściej wybierane usługi i przedział cen |
| Strona i e-mail | Gdzie sprawdzę szczegóły? | Podstrona, która rozwija informacje z profilu |
Centrum pomocy WhatsApp podaje, że kompletny i dokładny profil firmy może zmniejszyć liczbę wiadomości o sprawach takich jak godziny otwarcia. Nie mówi, o ile spadnie liczba pytań w konkretnej firmie, więc efekt sprawdź na własnej skrzynce. WhatsApp Help Center.
Zanim zaczniesz edytować pola, przejrzyj ostatnie trzydzieści rozmów i zaznacz pytania, na które odpowiedź mogła stać w profilu. Ta lista pokaże, od którego elementu zacząć. Jeśli klienci najczęściej pytają o dojazd, nie zaczynaj od dopracowywania opisu.
Godziny pracy: kiedy ktoś odpowie, a nie kiedy działa biuro
Centrum pomocy WhatsApp opisuje trzy szablony godzin: otwarte w wybranych godzinach, zawsze otwarte oraz tylko po umówieniu wizyty. Wybierz ten, który mówi prawdę o czasie odpowiedzi. „Zawsze otwarte” kusi przy sklepie internetowym, ale klient odczyta to jako obietnicę, że ktoś odpisze także w niedzielę wieczorem. Jeśli tak nie jest, ustaw realne godziny, a wiadomości spoza nich obsłuż automatyczną odpowiedzią o nieobecności.
Gdy przyjmujesz klientów wyłącznie po umówieniu, szablon wizyt jest uczciwszy niż godziny otwarcia, bo nie zaprasza nikogo pod zamknięte drzwi. Pamiętaj o świętach i urlopach: nieaktualne godziny szkodzą bardziej niż ich brak. Jak opisać godziny odpowiedzi poza komunikatorem, pokazuje poradnik o stronie kontakt, a co klient powinien zobaczyć, gdy nikogo nie ma, opisujemy w tekście o obsłudze podczas nieobecności.
Na stronie aplikacji WhatsApp Business Meta wymienia profil firmy z przydatnymi informacjami w jednym miejscu oraz wiadomości powitalne i odpowiedzi wysyłane, gdy firma jest niedostępna. Strona nie określa, jak szybko klienci oczekują odpowiedzi, więc tę obietnicę ustalasz sam. WhatsApp Business app.
Opis i kategoria: co robisz, dla kogo i czego nie robisz
Opis firmy czyta się na telefonie, często w pośpiechu, więc pierwsze zdanie ma powiedzieć, co robisz i gdzie. Hasła w rodzaju „profesjonalnie i z pasją” nie odpowiadają na żadne pytanie. Drugie zdanie może wskazać, dla kogo jest oferta, a trzecie, czego nie robisz. To ostatnie bywa najcenniejsze, bo zatrzymuje zapytania, na które i tak odpowiedziałbyś odmową.
Naprawiamy rowery miejskie i elektryczne w Poznaniu, na Jeżycach. Drobne naprawy bez umawiania od poniedziałku do piątku, przeglądy sezonowe po rezerwacji terminu. Nie naprawiamy hulajnóg elektrycznych. Cennik i formularz zgłoszenia znajdziesz na naszej stronie.
Kategorie wybierasz z listy, maksymalnie trzy. Własnej nie da się dodać, więc gdy brakuje dokładnie pasującej, Centrum pomocy radzi wybrać ogólniejszą albo kategorię dla innych firm. Na pierwszym miejscu postaw usługę, z której klienci najczęściej cię znają, a nie tę, którą dopiero chcesz rozwijać. Osobne pole informacji przyjmuje własny tekst albo gotowy status; jeśli wpiszesz tam komunikat o przerwie urlopowej, usuń go po powrocie.
Adres, obszar działania i dane kontaktowe
Adres możesz wybrać z podpowiedzi, a wtedy punkt na mapie ustawi się automatycznie, albo wpisać go ręcznie. Jeśli nie masz miejsca, do którego przychodzą klienci, Centrum pomocy opisuje opcję firmy bez fizycznej lokalizacji z ustawionym obszarem zasięgu. Dla ekipy remontowej czy mobilnego serwisu to lepsza odpowiedź niż adres siedziby, pod który ktoś mógłby przyjechać.
Uwagi do lokalizacji pomagają, gdy wejście jest trudne do znalezienia, na przykład „wejście od podwórza, drugie piętro”. Obszar usług odpowiada z kolei na pytanie, czy dojedziesz do klienta. W polach e-mail i strona wpisz adresy, które ktoś faktycznie sprawdza. Zamiast strony głównej możesz podać podstronę kontaktu lub cennika, jeśli to tam klienci najczęściej szukają szczegółów.
Oferta: katalog, przedział cen i udogodnienia
Katalog w profilu pokazuje produkty lub usługi bez wysyłania zdjęć w każdej rozmowie. Nie musisz wrzucać całej oferty. Zacznij od pozycji, o które klienci pytają najczęściej, z nazwą zrozumiałą dla nich i opisem tego, co obejmuje cena. Przy wycenie indywidualnej dopisz, od czego zależy koszt, bo samo „cena do ustalenia” wywoła tę samą wiadomość co brak informacji.
Centrum pomocy opisuje też pole przedziału cen oraz sekcję usług, w której zaznaczysz dostępne formy płatności i parking. To drobiazgi, ale klient lokalnego punktu pyta właśnie o nie. Treść katalogu powinna wynikać z opisów usług na stronie; jak znaleźć w nich braki na podstawie pytań, które już padły, pokazuje poradnik o stronie usługi.
Zgodność profilu ze stroną internetową
Klient, który widzi inne godziny w profilu i na stronie, zapyta, które są prawdziwe. Rozbieżności powstają zwykle po zmianie: nowy cennik trafia na stronę, a katalog w aplikacji zostaje stary. Dlatego jedno źródło traktuj jako nadrzędne, najczęściej stronę, a profil aktualizuj zaraz po nim.
- Spisz dane ze strony.Zbierz godziny odpowiedzi, adres, zakres usług, ceny i dane kontaktowe z podstron kontaktu i usług.
- Porównaj pole po polu.Otwórz profil tak, jak widzi go klient, i zaznacz każdą różnicę, także w pisowni nazwy i adresu.
- Popraw źródło nadrzędne.Jeśli błąd jest na stronie, popraw go najpierw tam, a potem w profilu i w pozostałych kanałach.
- Sprawdź połączone konta.Jeśli z profilem połączono stronę na Facebooku lub konto na Instagramie, upewnij się, że także tam dane są aktualne.
- Ustal termin przeglądu.Zaplanuj stały przegląd profilu oraz dodatkowy po każdej zmianie oferty lub godzin pracy.
Profile na Facebooku i Instagramie wymagają tej samej dyscypliny, a łączenie tych kanałów w jednej skrzynce opisujemy w poradniku o obsłudze klienta na Facebooku i Instagramie. Profil nie odpowie jednak na pytania szczegółowe, takie jak przygotowanie do wizyty czy warunki reklamacji. Te informacje lepiej opisać w artykułach na stronie i odesłać do nich z opisu; zasady ich układania zebraliśmy w tekście o bazie wiedzy i FAQ na stronie.
Meetlead nie łączy się z WhatsAppem i nie edytuje profilu w aplikacji. W obsłudze klienta Meetlead możesz natomiast publikować artykuły pomocy w widżecie na stronie, z kategoriami i wersjami językowymi, a pytania, których nie rozwiązały, przyjmować na czacie albo w formularzu poza godzinami pracy zespołu. Jeśli zastanawiasz się, który kanał ma być główny, porównanie znajdziesz w poradniku WhatsApp Business czy czat na stronie.
Pytania o profil WhatsApp Business
Wpisać godziny otwarcia lokalu czy godziny odpowiedzi na wiadomości? Jeśli się różnią, ważniejsze są godziny, w których ktoś odpisuje, bo profil oglądają osoby, które właśnie chcą napisać. Godziny otwarcia lokalu podaj wtedy w opisie lub na stronie i wyraźnie je nazwij. Gdy obie informacje się pokrywają, problem znika.
Dlaczego nie widzę w aplikacji wszystkich opisanych pól? Centrum pomocy WhatsApp zaznacza, że zmiany w profilach firm są testowane i mogą jeszcze nie być dostępne dla każdego konta. Zaktualizuj aplikację i sprawdź ponownie. Zmiana nazwy i zdjęcia w ramach subskrypcji Meta Verified wymaga sprawdzenia i zatwierdzenia, a Centrum pomocy zastrzega, że funkcja może nie być dostępna we wszystkich regionach ani dla każdej firmy.
