Zapytanie hurtowe od sklepu wygląda niewinnie: „Czy prowadzicie sprzedaż hurtową? Prosimy o cennik”. Mała marka produktowa często odpowiada na nie jednym zdaniem i prośbą o kontakt mailowy, a potem czeka. Dobra odpowiedź na zapytanie hurtowe działa odwrotnie. Od razu daje kupcowi to, czego potrzebuje do decyzji, i zadaje tylko te pytania, bez których nie da się ruszyć dalej.
Ten poradnik dotyczy jednej sytuacji: sklep stacjonarny lub internetowy chce kupować twój towar do odsprzedaży. Wyceny usług według zakresu opisujemy osobno w tekście o odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Tutaj ustalamy zawartość pierwszej wiadomości, pytania kwalifikujące, podział danych między czat i wniosek oraz to, kto prowadzi kontakt po pierwszej odpowiedzi.
Co musi zawierać pierwsza odpowiedź
Kupiec ze sklepu porównuje dostawców na tych samych pytaniach: ile zarobię, ile muszę kupić, kiedy dostanę towar i jak zapłacę. Jeżeli twoja wiadomość odpowiada na wszystkie cztery, sklep może policzyć próbne zamówienie bez kolejnej rundy pytań. Jeżeli odpowiada tylko na jedno, kupiec musi dopytać, a w tym czasie może dostać pełniejszą odpowiedź od innej marki.
- Potwierdź, kto pisze.Jednym zdaniem nazwij sklep i miasto, jeśli je podano, oraz kategorię, o którą pyta.
- Dołącz katalog hurtowy.Plik z kodami produktów, cenami hurtowymi, sugerowanymi cenami detalicznymi i wielkością opakowań zbiorczych.
- Podaj minimalne zamówienie.Kwotę lub liczbę sztuk dla pierwszego zamówienia i, jeśli się różni, dla kolejnych.
- Podaj czas realizacji i warunki wysyłki.Ile dni roboczych mija od potwierdzenia do wysyłki i kto płaci za transport przy jakim progu.
- Opisz warunki płatności.Na przykład przedpłata przy pierwszym zamówieniu, później przelew z terminem. To informacja, nie formularz płatności.
- Zadaj jedno pytanie i zapowiedz następny krok.Poproś o adres strony sklepu i napisz, co zrobisz po odpowiedzi.
Nie odsyłaj kupca na inny adres e-mail, zanim cokolwiek mu dasz. Każde przekierowanie to dodatkowy krok dla osoby, która może równolegle pytać inne marki. Jeśli pełne warunki wymagają podpisanej umowy, napisz o tym, ale liczby z katalogu podaj już teraz.
Co podać od razu, a co zostawić na później
Nie każdy warunek musi trafić do pierwszej wiadomości. Podaj od razu to, co pozwala policzyć zamówienie. Odłóż to, co zależy od konkretnego sklepu albo wymaga twojej decyzji po sprawdzeniu partnera. Poniższa tabela dotyczy fikcyjnej marki ceramiki i jest punktem wyjścia, nie wzorem umowy.
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
| Warunek | W pierwszej odpowiedzi | Po kwalifikacji sklepu |
|---|---|---|
| Ceny | Cennik hurtowy i sugerowana cena detaliczna | Rabat za wolumen, jeśli go oferujesz |
| Minimalne zamówienie | Próg pierwszego i kolejnych zamówień | Wyjątek dla sklepu z wieloma punktami |
| Czas realizacji | Dni robocze do wysyłki dla towaru z magazynu | Termin dla serii robionej na zamówienie |
| Płatność | Przedpłata lub termin przelewu jako zasada | Dłuższy termin po kilku terminowych zamówieniach |
| Wyłączność i obszar | Sygnał, że ustalacie to osobno | Ustalenia na piśmie z konkretnym sklepem |
Ostatni wiersz bywa najbardziej drażliwy. Jeśli w tej samej okolicy masz już sklep partnerski, napisz uczciwie, że sprawdzisz obszar przed potwierdzeniem współpracy. Tak samo z sugerowaną ceną detaliczną: jeżeli prowadzisz własny sklep internetowy, kupiec chce wiedzieć, czy nie będziesz sprzedawać taniej niż on.
Dyrektywa 2011/7/UE (art. 3 ust. 5) ogranicza umowny termin zapłaty między przedsiębiorcami do 60 dni kalendarzowych, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej, a warunek nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Państwa członkowskie miały ją wdrożyć do 16 marca 2013 r. EUR-Lex, dyrektywa 2011/7/UE. Dyrektywa nie mówi, jaki termin jest rozsądny przy pierwszym zamówieniu, a przepisy krajowe mogą być surowsze, więc sprawdź prawo kraju, w którym działasz ty i sklep. To nie jest porada prawna.
Pytania, które kwalifikują sklep
Kwalifikacja w hurcie jest prostsza niż w usługach, bo pytasz o sklep, a nie o projekt. Wystarczą dwa pytania w samej odpowiedzi: jak nazywa się sklep i gdzie sprzedaje. Resztę sprawdzisz sam na jego stronie albo profilu, zanim potwierdzisz współpracę.
- Sklep istnieje i działa: ma aktualną stronę, profil albo adres punktu.
- Sprzedaje twoją kategorię lub pokrewną i w podobnym przedziale cenowym.
- Nie jest w obszarze, w którym obiecałeś komuś wyłączność.
- Kupuje do odsprzedaży, a nie dla siebie po cenie hurtowej.
- Podał dane firmy, na które wystawisz fakturę.
Nie pytaj na starcie o planowany obrót ani liczbę klientów sklepu. Takie pytania brzmią jak przesłuchanie i rzadko zmieniają twoją decyzję przy pierwszym zamówieniu. Ogólną zasadę, że pytanie musi zmieniać to, co zrobisz z zapytaniem, rozwija poradnik o kwalifikacji leadów na stronie.
Co zebrać na czacie, a co we wniosku hurtowym
Czat dobrze sprawdza się przy pierwszym kontakcie, ale nie nadaje się do zbierania danych do faktury. W formularzu przed rozmową wystarczy imię, e-mail, nazwa firmy i wybór działu, na przykład „Współpraca hurtowa”. Dzięki temu zapytanie od razu trafia do właściwej osoby, a kupiec nie wypełnia długiego formularza, zanim wie, czy warunki mu pasują. Jak dobierać takie pola, opisujemy w tekście o formularzu przed czatem.
Wniosek hurtowy przychodzi dopiero po pierwszej odpowiedzi, gdy sklep zna liczby i chce zamówić. Zbierz w nim pełne dane firmy, NIP lub numer VAT, adres dostawy, osobę od zamówień i adres strony. Wyślij go mailem albo jako link do formularza, ale nie żądaj go od kogoś, kto dopiero zapytał o cennik. Kolejność ma sens także dla ciebie: sprawdzasz tylko sklepy, które naprawdę chcą kupić.
Wzór pierwszej odpowiedzi dla fikcyjnej marki
Poniższy wzór dotyczy fikcyjnej marki ceramiki użytkowej. Liczby w nawiasach kwadratowych zastąp własnymi; nie są rekomendacją cen ani marży. Wiadomość mieści się w jednym ekranie i kończy się jednym pytaniem.
Dzień dobry, [imię]. Dziękuję za wiadomość ze sklepu [nazwa] w [mieście]. Tak, prowadzimy sprzedaż hurtową kubków i misek. W załączniku jest katalog hurtowy z cenami netto i sugerowanymi cenami detalicznymi. Najważniejsze warunki: pierwsze zamówienie od [kwota] netto, kolejne od [kwota], produkty pakujemy po [liczba] sztuk jednego wzoru. Wysyłamy w ciągu [liczba] dni roboczych od potwierdzenia, transport gratis od [kwota]. Pierwsze zamówienie realizujemy po przedpłacie, kolejne na przelew z terminem [liczba] dni. Proszę o link do strony lub profilu sklepu; po sprawdzeniu obszaru odpiszę do [dzień] z formularzem zamówienia.
Na Instagramie skróć tę samą treść do dwóch wiadomości: najpierw warunki i pytanie, potem link do katalogu, bo przez Instagram Direct nie wyślesz pliku PDF. Jak utrzymać zmienne części wzoru bez brzmienia jak automat, pokazuje poradnik o szablonach odpowiedzi w obsłudze. Gdy kupiec zamilknie po pierwszej wiadomości, zasady przypomnienia w wiadomościach prywatnych opisuje tekst o sprzedaży w Instagram DM.
Kto prowadzi kontakt po pierwszej odpowiedzi
Najczęstszy powód utraty zapytania hurtowego nie leży w treści odpowiedzi, tylko w kolejce. Wiadomość od sklepu ląduje między pytaniami o zwrot i status paczki, a osoba od obsługi detalicznej nie zna warunków hurtowych. Wyznacz jedną osobę, która odpowiada za hurt, i jej zastępcę na czas urlopu. Ogólne zasady działów i właściciela sprawy zebraliśmy w tekście o przypisywaniu zapytań klientów.
W obsłudze klienta Meetlead klient może wybrać publiczny dział już w formularzu przed czatem, a rozmowa trafia do jego członków. Wiadomości z Instagram Direct i Messengera wpadają do tej samej skrzynki, więc zapytanie z profilu nie ginie w telefonie jednej osoby. Tag „hurt” pozwala odfiltrować w skrzynce wszystkie sklepy, a nazwa firmy z formularza zostaje w danych kontaktu. Makro zespołowe ze zmiennymi wstawia szkielet odpowiedzi, a po wysłaniu może dodać tag i przypisać rozmowę; katalog w PDF operator dołącza do wiadomości na czacie na stronie.
Po pierwszym zamówieniu kontakt zmienia charakter. Sklep pyta o dostawy, reklamacje i nowe wzory, czasem przez kilka osób naraz. Jak prowadzić taką relację w długim cyklu i nie tracić historii ustaleń, opisuje poradnik o kontakcie w B2B.
Pytania o zapytania hurtowe
Czy wysyłać cennik hurtowy każdemu, kto zapyta? W większości małych marek tak, bo ukrywanie cennika tylko wydłuża rozmowę. Jeżeli boisz się porównań z cenami detalicznymi, podaj w katalogu sugerowaną cenę detaliczną i zasady jej stosowania. Wyjątkiem są produkty robione na zamówienie, gdzie cena zależy od serii.
Co zrobić, gdy sklep nie spełnia minimalnego zamówienia? Napisz wprost, jaki jest próg i dlaczego, oraz zaproponuj mniejszy zestaw startowy, jeśli taki masz. Nie obniżaj progu w pierwszej odpowiedzi tylko po to, żeby nie stracić rozmowy. Zapisz w notatce, czego sklep potrzebował, żeby przy kolejnym kontakcie nie zaczynać od zera.
