Eine Händleranfrage wirkt harmlos: „Verkauft ihr auch an Wiederverkäufer? Bitte schickt uns eure Preisliste.“ Kleine Produktmarken antworten oft mit einem Satz und der Bitte, sich per E-Mail an jemand anderen zu wenden, und warten dann. Wer eine Händleranfrage beantworten will, sollte es umgekehrt machen. Gib dem Einkäufer sofort, was er für seine Entscheidung braucht, und stelle nur die Fragen, ohne die es nicht weitergeht.
Dieser Leitfaden behandelt eine Situation: Ein stationärer Laden oder Onlineshop will deine Ware zum Weiterverkauf einkaufen. Wie du Dienstleistungen nach Umfang anbietest, beschreiben wir im Leitfaden Kundenanfrage beantworten. Hier klärst du den Inhalt der ersten Nachricht, die Fragen zur Qualifizierung, die Aufteilung der Daten zwischen Chat und Händlerantrag und die Frage, wer den Kontakt nach der ersten Antwort führt.
Was die erste Antwort enthalten muss
Ein Einkäufer vergleicht Lieferanten anhand derselben Fragen: Wie viel verdiene ich, wie viel muss ich abnehmen, wann kommt die Ware und wie zahle ich? Beantwortet deine Nachricht alle vier, kann der Laden eine Probebestellung ohne weitere Rückfragen kalkulieren. Beantwortet sie nur eine, muss der Einkäufer nachfragen und bekommt in der Zwischenzeit vielleicht eine vollständigere Antwort von einer anderen Marke.
- Bestätige, wer schreibt.Nenne in einem Satz den Laden, die Stadt, falls angegeben, und die gefragte Produktkategorie.
- Hänge den Großhandelskatalog an.Eine Datei mit Artikelnummern, Händlerpreisen, unverbindlichen Preisempfehlungen und Größe der Umverpackung.
- Nenne den Mindestbestellwert.Betrag oder Stückzahl für die Erstbestellung und, falls abweichend, für Nachbestellungen.
- Gib Lieferzeit und Versand an.Wie viele Werktage zwischen Bestätigung und Versand liegen und ab welchem Wert du die Fracht übernimmst.
- Beschreibe die Zahlungsbedingungen.Zum Beispiel Vorkasse bei der Erstbestellung, danach Überweisung mit Zahlungsziel. Das ist eine Information, kein Bezahlformular.
- Stelle eine Frage, nenne den Schritt.Bitte um die Website des Ladens und schreibe, was du danach tust.
Verweise den Einkäufer nicht an eine andere E-Mail-Adresse, bevor du ihm etwas gegeben hast. Jede Umleitung ist ein zusätzlicher Schritt für jemanden, der parallel andere Marken anfragen könnte. Wenn die vollständigen Konditionen einen unterschriebenen Vertrag erfordern, sag das, aber nenne die Zahlen aus dem Katalog schon jetzt.
Was du sofort nennst und was warten kann
Nicht jede Kondition gehört in die erste Nachricht. Nenne sofort, was eine Kalkulation der Bestellung ermöglicht. Halte zurück, was vom konkreten Laden abhängt oder deine Entscheidung nach der Prüfung des Partners braucht. Die Tabelle beschreibt eine fiktive Keramikmarke und ist ein Ausgangspunkt, keine Vertragsvorlage.
Scrolle die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Kondition | In der ersten Antwort | Nach der Qualifizierung |
|---|---|---|
| Preise | Händlerpreisliste und unverbindliche Preisempfehlung | Mengenrabatt, falls du einen anbietest |
| Mindestbestellwert | Schwelle für Erst- und Nachbestellungen | Ausnahme für einen Laden mit mehreren Filialen |
| Lieferzeit | Werktage bis zum Versand für Lagerware | Termin für eine Serie auf Bestellung |
| Zahlung | Vorkasse oder Zahlungsziel als Grundregel | Längeres Zahlungsziel nach pünktlich bezahlten Bestellungen |
| Exklusivität und Gebiet | Hinweis, dass ihr das separat klärt | Schriftliche Vereinbarung mit diesem Laden |
Die letzte Zeile ist oft die heikelste. Hast du in derselben Gegend schon einen Partnerladen, sag ehrlich, dass du das Gebiet vor der Zusage prüfst. Ähnlich bei der Preisempfehlung: Betreibst du einen eigenen Onlineshop, will der Einkäufer wissen, dass du ihn nicht unterbietest.
Die Richtlinie 2011/7/EU (Art. 3 Abs. 5) begrenzt vertragliche Zahlungsfristen zwischen Unternehmen auf 60 Kalendertage, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird und dies für den Gläubiger nicht grob nachteilig ist. Die Mitgliedstaaten mussten sie bis zum 16. März 2013 umsetzen. EUR-Lex, Richtlinie 2011/7/EU. Die Richtlinie sagt nicht, welche Frist bei einer Erstbestellung angemessen ist, und nationales Recht kann strenger sein, prüfe also die Regeln in deinem Land und im Land des Ladens. Das ist keine Rechtsberatung.
Fragen, die einen Laden qualifizieren
Im Großhandel ist die Qualifizierung einfacher als bei Dienstleistungen, weil du nach einem Laden fragst und nicht nach einem Projekt. Zwei Fragen in der Antwort genügen: Wie heißt der Laden und wo verkauft er? Den Rest prüfst du selbst auf seiner Website oder seinem Profil, bevor du die Zusammenarbeit bestätigst.
- Der Laden existiert und ist aktiv: aktuelle Website, Profil oder Ladenadresse.
- Er führt deine oder eine verwandte Kategorie in einem ähnlichen Preissegment.
- Er liegt nicht in einem Gebiet, für das du jemandem Exklusivität zugesagt hast.
- Er kauft zum Weiterverkauf und nicht zum Eigenbedarf zu Händlerpreisen.
- Er hat die Firmendaten genannt, auf die du die Rechnung ausstellst.
Frag nicht gleich nach erwartetem Umsatz oder Kundenzahl des Ladens. Solche Fragen wirken wie ein Verhör und ändern deine Entscheidung bei der Erstbestellung selten. Die allgemeine Regel, dass eine Frage dein Vorgehen ändern muss, erklärt der Leitfaden zur Lead-Qualifizierung auf der Website.
Was du im Chat erfragst und was im Händlerantrag
Der Chat eignet sich für den Erstkontakt und schlecht für Rechnungsdaten. Im Pre-Chat-Formular genügen Name, E-Mail, Firmenname und die Wahl einer Abteilung wie „Großhandel“. So landet die Anfrage sofort bei der richtigen Person, und der Einkäufer füllt kein langes Formular aus, bevor er weiß, ob die Konditionen passen. Wie du solche Felder auswählst, beschreibt der Leitfaden zum Pre-Chat-Formular.
Der Händlerantrag kommt erst nach der ersten Antwort, wenn der Laden die Zahlen kennt und bestellen will. Erfasse darin vollständige Firmendaten, Steuer- oder USt-IdNr., Lieferadresse, Ansprechperson für Bestellungen und Website. Schick ihn per E-Mail oder als Link zu einem Formular, verlange ihn aber nicht von jemandem, der nur nach der Preisliste gefragt hat. Die Reihenfolge hilft auch dir: Du prüfst nur Läden, die wirklich kaufen wollen.
Vorlage für die erste Antwort einer fiktiven Marke
Die folgende Vorlage gilt für eine fiktive Marke für Gebrauchskeramik. Ersetze die Werte in eckigen Klammern durch deine eigenen; sie sind keine Empfehlung für Preise oder Marge. Da es um eine Geschäftsbeziehung geht, wird hier gesiezt. Die Nachricht passt auf einen Bildschirm und endet mit einer einzigen Frage.
Guten Tag [Name], vielen Dank für Ihre Nachricht von [Ladenname] in [Stadt]. Ja, wir verkaufen unsere Becher und Schalen an Wiederverkäufer. Im Anhang finden Sie den Großhandelskatalog mit Netto-Händlerpreisen und unverbindlichen Preisempfehlungen. Die wichtigsten Konditionen: Erstbestellung ab [Betrag] netto, Nachbestellungen ab [Betrag], Verpackung zu je [Anzahl] Stück pro Design. Wir versenden innerhalb von [Anzahl] Werktagen nach Bestätigung, ab [Betrag] frachtfrei. Die Erstbestellung erfolgt gegen Vorkasse, danach mit [Anzahl] Tagen Zahlungsziel. Könnten Sie mir bitte den Link zur Website oder zum Profil Ihres Ladens senden? Nach der Prüfung des Gebiets melde ich mich bis [Tag] mit einem Bestellformular.
Auf Instagram teilst du denselben Inhalt in zwei Nachrichten: zuerst Konditionen und Frage, dann einen Link zum Katalog, denn über Instagram Direct kannst du kein PDF schicken. Wie variable Teile einer Vorlage nicht nach Automat klingen, zeigt der Leitfaden zu Antwortvorlagen im Kundenservice. Wird der Einkäufer nach der ersten Nachricht still, beschreibt der Beitrag zum Vertrieb per Instagram-DM die Regeln für eine Erinnerung.
Wer den Kontakt nach der ersten Antwort führt
Händleranfragen gehen meist nicht wegen der Formulierung verloren, sondern in der Warteschlange. Die Nachricht des Ladens landet zwischen Retourenanfragen und Fragen zum Paketstatus, und wer den Endkundenservice macht, kennt die Großhandelskonditionen nicht. Bestimme eine verantwortliche Person für den Großhandel und eine Vertretung für den Urlaub. Die allgemeinen Regeln für Abteilungen und Verantwortliche stehen im Leitfaden Kundenanfragen zuweisen.
Im Kundenservice von Meetlead können Besucher schon im Pre-Chat-Formular eine öffentliche Abteilung wählen, und das Gespräch wird an deren Mitglieder geleitet. Nachrichten aus Instagram Direct und Messenger kommen im selben Posteingang an, damit eine Anfrage über dein Profil nicht auf dem Handy einer einzelnen Person liegen bleibt. Mit einem Tag „Großhandel“ filterst du alle Läden im Posteingang, und der Firmenname aus dem Formular bleibt in den Kontaktdaten. Ein Teammakro mit Variablen fügt das Antwortgerüst ein und kann nach dem Senden einen Tag setzen und das Gespräch zuweisen; den Katalog als PDF hängt die bearbeitende Person an die Nachricht im Website-Chat an.
Nach der ersten Bestellung ändert sich der Kontakt. Der Laden fragt nach Lieferungen, Transportschäden und neuen Designs, manchmal über mehrere Personen. Wie du eine solche Beziehung über einen langen Zeitraum führst, ohne den Verlauf der Absprachen zu verlieren, beschreibt der Leitfaden zum Kontakt im B2B.
Fragen zu Händleranfragen
Soll jeder, der fragt, die Händlerpreisliste bekommen? Bei den meisten kleinen Marken ja, denn Zurückhalten verlängert nur das Gespräch. Wenn du Vergleiche mit Endkundenpreisen fürchtest, nenne im Katalog die unverbindliche Preisempfehlung und wie sie gilt. Ausnahme sind Produkte auf Bestellung, deren Preis von der Serie abhängt.
Was tun, wenn ein Laden den Mindestbestellwert nicht erreicht? Nenne die Schwelle klar, begründe sie und biete ein kleineres Startpaket an, falls du eines hast. Senke die Schwelle nicht in der ersten Antwort, nur um das Gespräch zu halten. Notiere, was der Laden brauchte, damit der nächste Kontakt nicht bei null beginnt.
